ວິທີການຊອກຫາບັນທຶກທີ່ສໍາຄັນຢ່າງລວດໄວແລະງ່າຍດາຍ
ເວລາທີ່ທ່ານເບິ່ງຄືວ່າທ່ານຄິດກ່ຽວກັບເອກະສານທີ່ສໍາຄັນຂອງທ່ານແມ່ນເມື່ອທ່ານຕ້ອງການ. ແລະເລື້ອຍໆ, ທ່ານບໍ່ສາມາດຊອກຫາພວກເຂົາໄດ້ເມື່ອທ່ານຕ້ອງການໃຫ້ພວກເຂົາເພາະວ່າທ່ານບໍ່ມີລະບົບຈັດການແລະການຈັດເກັບຂໍ້ມູນທີ່ສໍາຄັນຂອງທ່ານແລະ / ຫຼືເວລາສຸດທ້າຍທີ່ທ່ານຕ້ອງການ, ພວກທ່ານພຽງແຕ່ໂຍນມັນກັບຄືນສູ່ທະເລ. ເອກະສານທີ່ຢູ່ໃນຫ້ອງການເຮືອນຂອງທ່ານແທນທີ່ຈະເອົາມັນຄືນບ່ອນທີ່ມັນເປັນຂອງ.
Sound familiar?
ມີເອກະສານທີ່ສໍາຄັນທັງຫມົດຂອງທ່ານແຜ່ຂະຫຍາຍໄປທົ່ວເຮືອນຂອງທ່ານ, ທ່ານຈະສູນເສຍເວລາແລະພະລັງງານທີ່ກໍາລັງຊອກຫາໃຫ້ເຂົາເຈົ້າ. ທ່ານຍັງມີຄວາມສ່ຽງຕໍ່ການສູນເສຍບາງຢ່າງຂອງພວກເຂົາຫມົດ. ແຕ່ດ້ວຍຂັ້ນຕອນງ່າຍໆ, ທ່ານສາມາດຈັດແຈງເອກະສານເຈ້ຍທີ່ສໍາຄັນໃນຫນຶ່ງຊົ່ວໂມງໃນທ້າຍອາທິດນີ້!
ທ່ານຈໍາເປັນຕ້ອງມີຫ້ອງຂະຫນາດນ້ອຍທີ່ມີສອງແຜ່ນ, ຫ້ອງປື້ມຫ່າງໄກສອກຫຼີກ, ຫ້ອຍໄຟທີ່ມີສີສັນຫລາຍສີ (6 ສີທີ່ແຕກຕ່າງກັນ), ໂຟນເດີທາງເທີງແທັບເລັດ Manila ສາມຫລ່ຽມ, ແລະຄວາມປອດໄພຂອງ fireproof (ທາງເລືອກ). ຫຼືທ່ານສາມາດຊື້ binder ຂະຫນາດໃຫຍ່ແລະແຖບໃສ່. ເມື່ອທ່ານໄດ້ສິນຄ້າຢູ່ທີ່ນີ້ແມ່ນຫົກຂັ້ນຕອນທີ່ທ່ານຈະປະຕິບັດຕາມເພື່ອຈັດແຈງເອກະສານຂອງທ່ານ.
ຂັ້ນຕອນທີຫນຶ່ງ: ເກັບກໍາເອກະສານທັງຫມົດຂອງທ່ານ
ກ່ອນທີ່ທ່ານຈະສາມາດຈັດແຈງທັງຫມົດຂອງເອກະສານທີ່ສໍາຄັນຂອງທ່ານ, ທ່ານຕ້ອງຊອກຫາສະຖານທີ່ເຫຼົ່ານັ້ນ. ນີ້ບາງຄັ້ງກໍ່ເວົ້າງ່າຍກວ່າການເຮັດ.
ກວດເບິ່ງຫ້ອງການເຮືອນຂອງທ່ານເຊັ່ນດຽວກັນຢູ່ໃນຕູ້ສະແຕນເລດແລະເອກະສານທີ່ຕິດຢູ່ເທິງໂຕະຫຼືຕາຕະລາງ. ກວດເບິ່ງກະເບື້ອງຂອງກະດາດທີ່ເຮັດໃຫ້ປ່ອງຢ້ຽມຂອງເຮືອນຄົວຂອງທ່ານລຽບຮຽງເຊັ່ນດຽວກັບຕູ້ຄົວແລະກະຕ່າ.
ເບິ່ງຫ້ອງນອນແລະຫ້ອງນອນຫ້ອງນອນຂອງທ່ານ (ທ່ານອາດຈະປ່ອຍໃຫ້ພວກເຂົາຢູ່ໃນຕອນແລງໃນຕອນເຊົ້າແລະລືມກ່ຽວກັບພວກມັນ). ສຸດທ້າຍ, ແຕ່ບໍ່ໄດ້ຢ່າງຫນ້ອຍ, ກວດເບິ່ງ purse ຫຼື briefcase ຂອງທ່ານສໍາລັບເອກະສານທີ່ສໍາຄັນທີ່ທ່ານກໍາລັງປະຕິບັດຕາມທີ່ຍັງຄ້າງຢູ່ (opps).
ຂັ້ນຕອນທີສອງ: ຈັດປະເພດເອກະສານຂອງທ່ານ
ເອກະສານທີ່ສໍາຄັນທີ່ສຸດແມ່ນເປັນຫນຶ່ງໃນຫົກຫມວດປະເພດດັ່ງຕໍ່ໄປນີ້.
ຄັດທັງຫມົດຂອງເອກະສານທີ່ເກັບກໍາຂອງທ່ານດັ່ງຕໍ່ໄປນີ້:
- ບັນທຶກຂໍ້ມູນເຮືອນແລະຊັບສົມບັດ - ການຈໍານອງ, ການກະທໍາຂອງຊັບສິນ, ໂຄງການປັບປຸງເຮືອນແລະໃບເກັບເງິນ, ຄູ່ມືເຄື່ອງໃຊ້ແລະການຮັບປະກັນ, ຂໍ້ມູນຂ່າວສານດ້ານຊັບສິນ, ນະໂຍບາຍປະກັນໄພເຮືອນແລະຄູ່ມື
- ບັນທຶກອັດຕະໂນມັດ - ຊື່, ບັນທຶກການຮັກສາ, ນະໂຍບາຍແລະຂໍ້ມູນກ່ຽວກັບການປະກັນໄພ, ຂໍ້ມູນຂ່າວສານກູ້ຢືມແລະບັນທຶກການຈ່າຍເງິນ
- ບັນທຶກສຸຂະພາບ - ນະໂຍບາຍປະກັນໄພ, ປື້ມຄູ່ມືການປະກັນໄພສຸຂະພາບ, ຄໍາອະທິບາຍກ່ຽວກັບຜົນປະໂຫຍດທາງການແພດ, ໃບບິນຄ່າແພດ, ບັນຊີຢາຕາມໃບສັ່ງແພດ, ຂໍ້ມູນການຈ່າຍເງິນທີ່ມີຄວາມຍືດຫຍຸ່ນ, ໃບຮັບເງິນທາງແພດ, ຄໍາແນະນໍາທາງການແພດ,
- ບັນທຶກທາງດ້ານການເງິນ - ລາຍລະອຽດຂອງທະນາຄານ, ຜົນຕອບແທນອາກອນ, ບັນທຶກການຫັກພາສີ, ບັນທຶກການລົງທຶນ, ບັນຊີເງິນກູ້, ບັດເຄຣດິດ
- ບັນທຶກເອເລັກໂຕຣນິກ - ສັນຍາໂທລະສັບມືຖືແລະຄູ່ມື; ໃບຮັບເງິນຂາຍແລະການຮັບປະກັນສໍາລັບຄອມພິວເຕີ, ຄອມພິວເຕີ້, ແລະ iPad; ແຜນແລະສາຍເຄເບີນແລະອິນເຕີເນັດ; ຮັບສັນຍານການຂາຍໄຮ້ສາຍໄຮ້ສາຍແລະຄູ່ມື
- ຂໍ້ມູນສ່ວນບຸກຄົນ - ໃບຢັ້ງຢືນການເກີດ, ໃບຢັ້ງຢືນການແຕ່ງງານ, ໃບຢັ້ງຢືນການຢ່າຮ້າງ, ເອກະສານຮັກສາ, ຂໍ້ມູນຄວາມປອດໄພສັງຄົມ, ບັນທຶກການສັກຢາປ້ອງກັນ, ຫນັງສືຜ່ານແດນ, ບັນທຶກການບໍລິການທະຫານ, ຖ້າທ່ານມີສັດລ້ຽງ, ທ່ານຍັງສາມາດປະກອບເອກະສານທີ່ສໍາຄັນເຊັ່ນ: ຂໍ້ມູນສັດຕະວະແພດແລະຢາວັກຊີນໃນຫມວດນີ້.
ຂັ້ນຕອນທີສາມ: ຊອກຫາເອກະສານທີ່ສໍາຄັນຂອງທ່ານ
ສ່ວນໃຫຍ່ຂອງເອກະສານທີ່ສໍາຄັນຂອງທ່ານສາມາດຖືກເກັບຮັກສາໄວ້ຢູ່ໃນຕູ້ເອກະສານປົກກະຕິຫຼືກ່ອງໄຟຫ້ອຍທີ່ຕິດຕັ້ງ. ມີບາງຢ່າງ, ຢ່າງໃດກໍ່ຕາມ, ທີ່ຄວນຈະຖືກເກັບຮັກສາໄວ້ໃນທາງເລືອກໃນການເກັບຮັກສາທີ່ປອດໄພຫຼືບໍ່ມີບ່ອນຢູ່ນອກເຊັ່ນຕູ້ເງິນຝາກຄວາມປອດໄພ.
ເອກະສານທີ່ສໍາຄັນແມ່ນເອກະສານທີ່ຈະມີຄວາມຫຍຸ້ງຍາກຫຼາຍຫຼືໃຊ້ເວລາຫຼາຍທີ່ຈະທົດແທນ. ພວກເຂົາອາດຈະມີຂໍ້ມູນສ່ວນບຸກຄົນທີ່ລະອຽດອ່ອນທີ່ອາດຈະຖືກປະຕິເສດໃນກໍລະນີຂອງການລ່ວງລະເມີດຫຼືການລ່ວງລະເມີດ. ໃນກໍລະນີທີ່, ເຮືອນຂອງທ່ານໄດ້ຖືກທໍາລາຍໂດຍໄຟໄຫມ້ຫຼືໄພນໍ້າຖ້ວມທ່ານຕ້ອງການໃຫ້ເອກະສານທີ່ສໍາຄັນເຫລົ່ານີ້ຍັງຄົງຢູ່.
ສໍາລັບປະຊາຊົນສ່ວນໃຫຍ່, ເອກະສານດັ່ງຕໍ່ໄປນີ້ຈະຖືກພິຈາລະນາທີ່ສໍາຄັນ: ຂໍ້ມູນຄວາມປອດໄພທາງສັງຄົມ, ໃບຢັ້ງຢືນການເກີດ, ນະໂຍບາຍການປະກັນໄພພ້ອມກັບຂໍ້ມູນການຕິດຕໍ່ຂອງຕົວແທນຂອງທ່ານ, wills, deeds, title, passport, ສັນຍາຫຼືສັນຍາທີ່ຕ້ອງການລາຍເຊັນຕົ້ນສະບັບ.
ເຮັດໃຫ້ ບັນຊີຕົ້ນສະບັບ ທັງຫມົດຂອງເອກະສານທີ່ສໍາຄັນທີ່ທ່ານເອົາໃຈໃສ່ໃນລະດັບຄວາມປອດໄພໄຟໄຫມ້ຂອງທ່ານຫຼືໃນການເກັບຮັກສາທາງດ້ານນອກ.
ຂັ້ນຕອນທີສີ່: ຖອນຕົວຖົງຂອງທ່ານ
ສ່ວນໃຫຍ່ຂອງພວກເຮົາປະຕິບັດຂໍ້ມູນຂ່າວສານທີ່ສໍາຄັນໃນປື້ມຂອງພວກເຮົາໃນແຕ່ລະມື້. ທ່ານຮູ້ທຸກສິ່ງທຸກຢ່າງທີ່ຢູ່ໃນຖົງຂອງທ່ານບໍ? ທ່ານຈະເຮັດແນວໃດຖ້າຖົງຂອງທ່ານຖືກສູນເສຍຫຼືຖືກລັກ?
ເຮັດສໍາເນົາໃບອະນຸຍາດຂັບລົດ, ບັດຜູ້ໃຫ້ທຶນ, ບັດປະກັນໄພສຸຂະພາບ, ບັດສະມາຊິກເຊັ່ນຮ້ານຂາຍເຄື່ອງຢູ່ຮ້ານຂາຍເຄື່ອງ, ຮ້ານສະໂມສອນຄັງສິນຄ້າແລະ, ສ່ວນຫຼາຍແມ່ນບັດເຄດິດແລະບັດເດບິດ. ເກັບສໍາເນົາເຫຼົ່ານີ້ດ້ວຍເອກະສານທີ່ສໍາຄັນອື່ນໆຂອງທ່ານ:
ຂັ້ນຕອນທີຫ້າ: ສ້າງລະບົບການຍື່ນແບບງ່າຍດາຍ
ລະບົບການຍື່ນແບບງ່າຍໆ, ທ່ານມັກຈະໃຊ້ມັນຕາມພື້ນຖານທີ່ສອດຄ່ອງກັນ. ເອົາແຕ່ລະປະເພດຂອງເອກະສານທີ່ສໍາຄັນແລະມອບໃຫ້ມັນເປັນສີໄຟລ໌ຫ້ອຍ:
- ບ້ານແລະຊັບສິນບັນທຶກ
- Auto Records
- ບັນທຶກສຸຂະພາບ
- ບັນທຶກການເງິນ
- ເອເລັກໂຕຣນິກບັນທຶກ
- ບັນທຶກສ່ວນຕົວ
ເພີ່ມຈໍານວນໄຟລ໌ຫ້ອຍທີ່ເຫມາະສົມກັບລະບົບການຍື່ນຂອງທ່ານສໍາລັບຈໍານວນເອກະສານທີ່ທ່ານມີໃນແຕ່ລະປະເພດ.
ໃຊ້ໂຟນເດີ Manila ແລະສ້າງໂຟເດີສໍາລັບເອກະສານແຕ່ລະຄົນພາຍໃນແຕ່ລະປະເພດ. ວາງໂຟນເດີໃນສ່ວນໄຟລ໌ຫ້ອຍທີ່ເຫມາະສົມ.
ຖ້າທ່ານຊື້ binder ສາມແຫວນຂະຫນາດໃຫຍ່ແລະໃສ່ແຜ່ນ, ໃຫ້ໃສ່ປ້າຍທີ່ມີຊື່ບັນທຶກຂ້າງເທິງ, ຂຸມເຈາະເຈ້ຍທັງຫມົດແລະຈັດລະບຽບໃຫ້ພວກເຂົາ. ຖ້າຫາກວ່າເອກະສານບໍ່ຄວນຈະເປັນຂຸມເຈັ້ຽ, ຂຸມເຈ້ຍ punch ໂຟນເດີແລະເອົາເອກະສານໃນໂຟນເດີ.
ໃນປັດຈຸບັນ, ຖ້າ paperwork ບໍ່ແມ່ນເລື່ອງຂອງທ່ານ, ນີ້ອາດຈະເປັນປັດຈຸບັນສໍາລັບທ່ານ. ທ່ານສາມາດ scan ທັງຫມົດຂອງເອກະສານເຫຼົ່ານີ້, ປະຢັດໃຫ້ເຂົາເຈົ້າກັບຮາດໄດ, ແລະຫຼັງຈາກນັ້ນ shred ມັນທັງຫມົດ. ແຕ່ໃຊ້ການຕັດສິນໃຈຂອງທ່ານເອງເປັນບາງເອກະສານທີ່ຖືກບັນທືກໄວ້ໃຫ້ດີກວ່າເກົ່າ. ໃຊ້ຄໍາຕັດສິນທີ່ດີທີ່ສຸດຂອງທ່ານ.
ການບໍາລຸງຮັກສາຢ່າງຕໍ່ເນື່ອງ
ໃນປັດຈຸບັນວ່າເອກະສານທີ່ສໍາຄັນຂອງທ່ານຖືກຈັດຕັ້ງ, ໃຫ້ພວກເຂົາຈັດການ. ທຸກໆເດືອນໃນເວລາທີ່ທ່ານຈ່າຍໃບບິນຄ່າຂອງທ່ານໃຫ້ເອກະສານໃຫມ່ໃນເອກະສານທີ່ເຫມາະສົມຂອງລະບົບການຍື່ນຂອງທ່ານ. ໃນເວລາດຽວກັນ, ຊອກຫາເອກະສານໃດໆທີ່ທ່ານຖອນອອກຈາກລະບົບໃນລະຫວ່າງເດືອນທີ່ຍັງອາດຈະອອກຈາກລະບົບການຍື່ນເອກະສານ. Re-file ພວກເຂົາ. ຢ່າງຫນ້ອຍສອງຄັ້ງຕໍ່ປີ, ທົບທວນຄືນເອກະສານໃນລະບົບການຍື່ນຂອງທ່ານເພື່ອເບິ່ງວ່າມີການລຶບລ້າງການໃດໆ. ກໍານົດເວລາທີ່ດີທີ່ຈະປະຕິບັດຕາມແມ່ນໃນຄັ້ງທໍາອິດຂອງປີແລະໃນຕອນທ້າຍຂອງແຕ່ລະປີຮຽນ.
ມີຄວາມພະຍາຍາມພຽງເລັກນ້ອຍ, ທ່ານສາມາດເກັບກໍາຜົນປະໂຫຍດໄລຍະຍາວໂດຍການຈັດຕັ້ງເອກະສານເຈ້ຍທີ່ສໍາຄັນຂອງທ່ານ.
Edited by Elizabeth McGrory.