ແຜນການຂອງໂຄງການກອງປະຊຸມບໍລິສັດຕົວຢ່າງເພື່ອເຮັດໃຫ້ທ່ານເລີ່ມຕົ້ນ
Pre-Planning the Project
ຂັ້ນຕອນທໍາອິດຂອງທ່ານແມ່ນເພື່ອວາງແຜນແຜນການ.
ທ່ານເລີ່ມຕົ້ນໂດຍການສົນທະນາເຫດການກັບຜູ້ທີ່ກ່ຽວຂ້ອງ. ຖ້າຫາກວ່ານີ້ໄດ້ຖືກປະຕິບັດໃນປີທີ່ຜ່ານມາ, ຈະເປັນແນວໃດດີ? ສິ່ງທີ່ຜິດພາດ? ໃຜເປັນຜູ້ຄຸ້ມຄອງໂຄງການແລະພວກເຂົາສາມາດຊ່ວຍທ່ານຫຼີກເວັ້ນການຂີ້ເຫຍື້ອໃນປີນີ້? ນັບຕັ້ງແຕ່ CEO ໄດ້ມອບຫມາຍໂຄງການໃຫ້ທ່ານ, ລາວ / ນາງຕ້ອງການຫຍັງຈາກເຫດການ? ໃນເວລາທີ່ເຫດການຈະເປັນແນວໃດ? ບ່ອນໃດ? ງົບປະມານແມ່ນຫຍັງ?
ຮວບຮວມຂໍ້ມູນຫຼາຍເທົ່າທີ່ທ່ານສາມາດເຮັດໄດ້. ນີ້ຈະເປັນໂຄງກະດູກທີ່ທ່ານສ້າງແຜນການໂຄງການ.
ສ້າງທີມງານ
ສິ່ງທີ່ທ່ານຕ້ອງການເພື່ອໃຫ້ໂຄງການນີ້ເປັນຜົນສໍາເລັດ? ມີຄົນຢູ່ໃນພະແນກອື່ນໆທີ່ສາມາດຊ່ວຍທ່ານເຮັດໃຫ້ເຫດການນີ້ເປັນຜົນສໍາເລັດໄດ້ບໍ? ທ່ານຈໍາເປັນຕ້ອງເຮັດແນວໃດເພື່ອໃຫ້ໄດ້ຮັບຄວາມຊ່ວຍເຫຼືອ? ທ່ານພຽງແຕ່ສາມາດຮ້ອງຂໍຫຼືທ່ານຕ້ອງໄດ້ຮັບການອະນຸມັດຢ່າງເປັນທາງການຈາກນາຍຈ້າງຂອງພວກເຂົາບໍ? ທ່ານຈໍາເປັນຕ້ອງໃຊ້ເວລາຫຼາຍປານໃດຈາກພວກເຂົາ? ທ່ານຈໍາເປັນຕ້ອງມີທັກສະພິເສດໃດແດ່ທີ່ຈະໃຫ້? ຄົນອື່ນສາມາດສະຫນອງທັກສະດັ່ງກ່າວຖ້າຜູ້ທີ່ທ່ານຕ້ອງການບໍ່ມີ?
ນັບຕັ້ງແຕ່ນີ້ແມ່ນກອງປະຊຸມບໍລິສັດຢ່າງກວ້າງຂວາງ, ວິທີການທີ່ HR ສາມາດຊ່ວຍໄດ້ແນວໃດ?
ທ່ານຕ້ອງການຄວາມຊ່ວຍເຫຼືອຈາກກົມສະຖານທີ່? ສິ່ງທີ່ກ່ຽວກັບກົມການຕະຫຼາດ? ທ່ານຕ້ອງການຄວາມຊ່ວຍເຫຼືອໃນພື້ນທີ່ນັ້ນບໍ?
ວາງແຜນການປະຊຸມ
ເມື່ອທ່ານຮູ້ວ່າກອງປະຊຸມສຸດທ້າຍຈະສິ້ນສຸດແລ້ວ, ທ່ານຈະເລີ່ມຕົ້ນຕື່ມໃນໄລຍະເວລາ. ທ່ານຕ້ອງການຜູ້ເປີດໂອກາດ? ມັນຈະເປັນໃຜ? ທ່ານຈະຮັກສາຜູ້ເຂົ້າຮ່ວມກັນຫຼືທ່ານຈະທໍາລາຍພວກເຂົາເປັນກຸ່ມນ້ອຍສໍາລັບສ່ວນຫນຶ່ງຂອງໂຄງການບໍ?
ທ່ານຈໍາເປັນຕ້ອງມີລໍາໂພງອື່ນໆຈໍານວນຫນຶ່ງ? ຜູ້ທີ່ຈະສະຫນອງກອງປະຊຸມຂະຫນາດນ້ອຍຖ້າທ່ານແຕກແຍກອອກ?
ເຫດການຈະໃຊ້ເວລາຫຼາຍກວ່າຫນຶ່ງວັນ? ທ່ານຈະປິດມື້ຫນຶ່ງແນວໃດ? ທ່ານຈະເປີດໃຫມ່ໃນວັນທີສອງແນວໃດ?
ທ່ານຈະສະຫຼຸບໄດ້ແນວໃດໃນຕອນທ້າຍ? ທ່ານຕ້ອງການການປາກເວົ້າທີ່ປິດ? ທ່ານຈະຈັດການກັບການຂົນສົ່ງຂອງຄົນທີ່ອອກຈາກໂຮງແຮມແນວໃດຖ້າທ່ານຈອງຫນຶ່ງ?
ຊອກຊ່ອງໄດ້
ຊອກຫາວິທີການປະຊາຊົນຈໍານວນຫຼາຍມາ. ຫຼັງຈາກນັ້ນ, ກໍານົດວິທີການຂະຫນາດໃຫຍ່ຂອງຊ່ອງທີ່ທ່ານຕ້ອງການ. ບ່ອນທີ່ເຫດການຈະຈັດຂຶ້ນຢູ່ບ່ອນໃດ? ມີຫ້ອງຢູ່ໃນຫ້ອງການຂອງບໍລິສັດຫຼືທ່ານຕ້ອງການພື້ນທີ່ຂະຫນາດໃຫຍ່ບໍ? CEO ຕ້ອງການກອງປະຊຸມທີ່ຈັດຂຶ້ນຢູ່ນອກສະຖານທີ່ເພື່ອໃຫ້ປະຊາຊົນສາມາດສຸມໃສ່ຫຼືບໍ່ຕ້ອງການມັນຢູ່ໃນຫ້ອງການເພື່ອຫຼຸດຜ່ອນຄ່າໃຊ້ຈ່າຍ?
ຄຸນລັກສະນະໃດໃນເຂດຂອງທ່ານສາມາດສະຫນອງພື້ນທີ່ທີ່ທ່ານຕ້ອງການ? ໂຮງແຮມຢູ່ໃກ້ສະຫນາມບິນແມ່ນທາງເລືອກທີ່ດີທີ່ສຸດເພື່ອຫຼຸດຜ່ອນການເດີນທາງທີ່ໃຊ້ເວລາສໍາລັບຜູ້ທີ່ມາຈາກຕົວເມືອງຫຼືຄວນພົບສິ່ງບາງຢ່າງອອກຈາກຕົວເມືອງທີ່ຈະງຽບ?
ສະຖານທີ່ທີ່ແຕກຕ່າງກັນຈ່າຍຄ່າສໍາລັບສະຖານທີ່ຂອງພວກເຂົາ? ສິ່ງທີ່ເຂົາເຈົ້າປະກອບມີແລະສິ່ງທີ່ທ່ານຕ້ອງການທີ່ຈະຊື້ແລະນໍາເອົາເຂົ້າ? ພວກເຂົາເຈົ້າຈະມອບຫມາຍບຸກຄົນສໍາລັບທ່ານເພື່ອເຮັດວຽກຮ່ວມກັບ? ນະໂຍບາຍຂອງພວກເຂົາກ່ຽວກັບວັດຖຸແລະຄົນຈາກຕ່າງປະເທດແມ່ນຫຍັງ?
ດຶງມັນອອກ
ມີການເກັບກໍາຄໍາຕອບໃຫ້ຫນ້ອຍທີ່ສຸດກ່ຽວກັບຄໍາຖາມເຫຼົ່ານີ້, ທ່ານສາມາດເລີ່ມຕົ້ນຮ່ວມກັນກັບແຜນການຂອງໂຄງການ.
ຈົ່ງຈື່ໄວ້ວ່າສິ່ງທີ່ພວກເຮົາກໍາລັງສະແດງຢູ່ນີ້ແມ່ນບັນຊີລາຍຊື່ຂອງວຽກງານໂຄງການ, ໂຄງສ້າງລະອຽດການເຮັດວຽກ (WBS) ເທົ່ານັ້ນ. ມັນບໍ່ປະກອບມີຄວາມ ຂັດແຍ້ງ ໃດໆລະຫວ່າງວຽກງານຫຼືໄລຍະເວລາ. ຜູ້ທີ່ຈະເພີ່ມຕື່ມອີກຕໍ່ມາ.
ແຜນການໂຄງການກອງປະຊຸມບໍລິສັດຕົວຢ່າງ
ໃນ ການວາງແຜນໂຄງການໂດຍນໍາໃຊ້ເຄື່ອງມືພື້ນຖານຂອງການຄຸ້ມຄອງໂຄງການ , ພວກເຮົາໄດ້ປຶກສາຫາລືກ່ຽວກັບແນວຄິດໃນການວາງແຜນໂຄງການແລະການນໍາໃຊ້ທັກສະໃນການຄຸ້ມຄອງໂຄງການໃນຂະບວນການວາງແຜນ. ນີ້ແມ່ນວິທີໂຄງການໂຄງການວາງແຜນໂຄງການ (WBS) ອາດຈະຊອກຫາໂຄງການເພື່ອວາງແຜນການປະຊຸມຂອງບໍລິສັດ:
1. ໂຄງການລ່ວງຫນ້າໂຄງການ
- ກໍານົດງົບປະມານ
- ປຶກສາກັບຊີອີໂອເພື່ອສ້າງເປົ້າຫມາຍຂອງໂຄງການ
- ຕິດຕໍ່ຜູ້ຈັດການໂຄງການກ່ອນຫນ້າ (PM) ສໍາລັບຄໍາແນະນໍາ
- ກໍານົດບັນຊີຜູ້ມີສ່ວນຮ່ວມ
- ຕິດຕໍ່ຜູ້ທີ່ກ່ຽວຂ້ອງສໍາລັບການເຂົ້າ.
- ສ້າງວັນທີທີ່ຕ້ອງການສໍາລັບເຫດການ
- ກໍານົດວິທີຈໍານວນ speakers / presenters ຈໍາເປັນ
- ກໍານົດວິທີການຈໍານວນພະນັກງານສະຫນັບສະຫນູນຈໍາເປັນ
- ກໍານົດຈໍານວນພະນັກງານທີ່ຈະເຂົ້າຮ່ວມ
- ບອກສະຖານທີ່ທີ່ເປັນໄປໄດ້ສໍາລັບເຫດການ
2. ສ້າງທີມງານໂຄງການ
- Get rep ຈາກ Marketing
- Get rep from HR
- ເບິ່ງວ່າການຊື້ຈະມອບໃຫ້ຜູ້ໃດຜູ້ຫນຶ່ງຊ່ວຍເຫຼືອ
- ຂໍໃຫ້ Susan ຈັດການລາຍລະອຽດຕ່າງໆຂອງລໍາໂພງ
- ໄດ້ຮັບການຕອບແທນຈາກສະຖານທີ່ຕ່າງໆ
- ກໍານົດເວລາກອງປະຊຸມທີມງານເຕະບານ
3. ພັດທະນາວາລະສານ
3a ແຜນວັນຫນຶ່ງ
- ກໍານົດເວລາເລີ່ມຕົ້ນ
- ກໍານົດເວລາ, ຈັດສະຖານທີ່ແລະພະນັກງານເພື່ອລົງທະບຽນ
- ກໍານົດໄລຍະເວລາຂອງຕອນເຊົ້າ
- ກໍານົດໄລຍະເວລາຂອງການປາກເວົ້າ
- ຄິດໄລ່ຈໍານວນລໍາໂພງຈໍາເປັນສໍາລັບຕອນເຊົ້າໃນຕອນເຊົ້າ
- ຮັບສະຫມັກລໍາໂພງ
- ວາງແຜນການພັກຜ່ອນກາງຄືນ (ເວລາແລະຄວາມຍາວ)
- ຈັດແຈງ refresh ຂອງຫ້ອງປະຊຸມໃນລະຫວ່າງການພັກຜ່ອນ (ນ້ໍາ, ຂີ້ເຫຍື້ອ, ແລະອື່ນໆ)
- ວາງແຜນການພັກຜ່ອນອາຫານທ່ຽງ (ເວລາ, ຄວາມຍາວ, ສະຖານທີ່, ເມນູ, ຜູ້ທີ່ຈ່າຍ)
- ວາງແຜນຕອນບ່າຍ (ຄວາມຍາວ, ຈໍານວນລໍາໂພງ)
- ຮັບປະລິນຍາໃນຕອນບ່າຍ
- Plan Day One ປິດ (ເວລາ, ຜູ້, ຄວາມຍາວ)
ວັນທີ 3b ແຜນສອງ
- ກໍານົດເວລາເລີ່ມຕົ້ນ
- ກໍານົດໄລຍະເວລາຂອງຕອນເຊົ້າ
- ຄິດໄລ່ຈໍານວນລໍາໂພງຈໍາເປັນສໍາລັບຕອນເຊົ້າໃນຕອນເຊົ້າ
- ຮັບສະຫມັກລໍາໂພງ
- ວາງແຜນການພັກຜ່ອນກາງຄືນ (ເວລາແລະຄວາມຍາວ)
- ຈັດແຈງ refresh ຂອງຫ້ອງປະຊຸມໃນລະຫວ່າງການພັກຜ່ອນ (ນ້ໍາ, ຂີ້ເຫຍື້ອ, ແລະອື່ນໆ)
- ວາງແຜນການພັກຜ່ອນອາຫານທ່ຽງ (ເວລາ, ຄວາມຍາວ, ສະຖານທີ່, ເມນູ, ຜູ້ທີ່ຈ່າຍ)
- ວາງແຜນຕອນບ່າຍ (ຄວາມຍາວ, ຈໍານວນລໍາໂພງ)
- ຮັບປະລິນຍາໃນຕອນບ່າຍ
- ວາງແຜນປິດປາກ (ເວລາ, ຜູ້, ຄວາມຍາວ)
- ຈັດແຈງການກວດສອບເວລາກັບໂຮງແຮມ
4. ວາງແຜນພື້ນທີ່
- ກໍານົດຈໍານວນຜູ້ເຂົ້າຮ່ວມ
- ວາງແຜນການຈັດບ່ອນນັ່ງ (ແຖວທຽບຕາຕະລາງ)
- ຄິດໄລ່ພື້ນທີ່ທີ່ຕ້ອງການ
- ກວດສອບສະຖານທີ່ມີຈໍານວນພື້ນທີ່ (ຄ່າໃຊ້ຈ່າຍ, ສະຖານທີ່, ບໍລິການລວມ)
- ນັບຈໍານວນລໍາໂພງຕໍ່ມື້ແລະທັງຫມົດ
- ກໍານົດຈໍານວນແລະປະເພດພະນັກງານສະຫນັບສະຫນູນທີ່ຕ້ອງການ
- ຊອກຫາວິທີການເຂົ້າຮ່ວມຈໍານວນຜູ້ເຂົ້າ / ລໍາໂພງ / ພະນັກງານຈະຕ້ອງມີຫ້ອງ
- ການເຈລະຈາຄ່າໃຊ້ຈ່າຍແລະວັນທີ່ມີສະຖານທີ່ທີ່ມີຢູ່
- ເຊັນສັນຍາກັບສະຖານທີ່ທີ່ເລືອກ
5 Publicize The Event
- Finalize ລາຍລະອຽດທັງຫມົດທີ່ມີສະຖານທີ່ເຫດການ
- ໃຫ້ແນ່ໃຈວ່າຜູ້ເຂົ້າຮ່ວມໄດ້ຮັບການແຈ້ງເຕືອນ
- ແຈ້ງໃຫ້ທຸກຄົນເວົ້າກ່ຽວກັບຫົວຂໍ້ແລະເວລານໍາສະເຫນີຕໍ່ມື້
- ແຈ້ງໃຫ້ພະນັກງານສະຫນັບສະຫນູນທັງຫມົດຂອງຫນ້າທີ່ແລະການປ່ຽນແປງ
- ຮັບ RSVPs ຈາກຜູ້ເຂົ້າຮ່ວມ
- ແຈ້ງໃຫ້ຜູ້ເຂົ້າຮ່ວມປ່ຽນແທນຕາມຄວາມຕ້ອງການ
6. ຕິດຕາມ
- ໄດ້ຮັບບົດສະຫຼຸບຈາກລໍາໂພງທັງຫມົດ
- ທົບທວນຄໍາເວົ້າສຸດທ້າຍ
- ໄດ້ຮັບຊື່ແທັບເລັດສໍາລັບຜູ້ເຂົ້າຮ່ວມທັງຫມົດ, ລໍາໂພງ, ພະນັກງານ
- ຊື້ອຸປະກອນແລະຂອງຂວັນສໍາລັບຜູ້ເຂົ້າຮ່ວມ
- ຢັ້ງຢືນກັບສະຖານທີ່ເຫດການ
7. ການທົບທວນຄືນແລະອັດຕາ
- ສົ່ງການສໍາຫຼວດຄວາມເພິ່ງພໍໃຈໃຫ້ຜູ້ເຂົ້າຮ່ວມທັງຫມົດ
- ສົ່ງການສໍາຫຼວດທົບທວນກັບລໍາໂພງທັງຫມົດ
- ຂໍຂອບໃຈທ່ານໃຫ້ນະຄອນແລະພະນັກງານທັງຫມົດ
- ຖືກອງປະຊຸມໃກ້ຊິດກັບທີມງານໂຄງການ
ການວາງແຜນຕື່ມອີກ
ໂຄງການວາງແຜນໂຄງການພັດທະນາໂຄງການ (WBS) ຂ້າງເທິງສະແດງໃຫ້ເຫັນຕົວຢ່າງສໍາລັບການວາງແຜນການປະຊຸມຂອງບໍລິສັດ. ມັນແມ່ນພຽງແຕ່ການສະແດງອອກ. ທີມງານຂອງໂຄງການຍັງຈະຕ້ອງເຮັດວຽກກ່ຽວກັບບັນດາລາຍການເຫຼົ່ານີ້ແລະຂະຫຍາຍຈໍານວນຫຼາຍຂອງພວກເຂົາ. ນອກຈາກນັ້ນ, ພວກເຂົາຈະຕ້ອງເຮັດວຽກໃນເວລາທີ່ຈໍາເປັນສໍາລັບແຕ່ລະວຽກງານ, ຄວາມສໍາຄັນຂອງວຽກງານແລະການພົວພັນລະຫວ່າງກັນແລະຄວາມສໍາພັນລະຫວ່າງວຽກງານ.