ການຈັດຮູບແບບທີ່ເຫມາະສົມແມ່ນມີຄວາມສໍາຄັນໂດຍສະເພາະຖ້າທ່ານກໍາລັງສົ່ງຂໍ້ຄວາມທີ່ແຂງໃຫ້ຜູ້ຮັບທີ່ບໍ່ແມ່ນອີເມວ - ຈົດຫມາຍຕ້ອງເຫມາະສົມກັບຫນ້າທີ່ເຫມາະສົມແລະເບິ່ງດີ.
ຮູບແບບຈົດຫມາຍຕົວຢ່າງດັ່ງຕໍ່ໄປນີ້ປະກອບມີຂໍ້ມູນທີ່ທ່ານຕ້ອງ ປະກອບໃນເວລາທີ່ຂຽນຈົດຫມາຍ , ພ້ອມກັບຄໍາແນະນໍາກ່ຽວກັບຕົວອັກສອນທີ່ເຫມາະສົມ, ສະຫລຸບ, ຊ່ອງຫວ່າງ, ປິດແລະລາຍເຊັນສໍາລັບການຕິດຕໍ່ທຸລະກິດ.
ແບບຈົດຫມາຍແບບຕົວຢ່າງ
ຂໍ້ມູນການຕິດຕໍ່ ( ຂໍ້ມູນການຕິດຕໍ່ ຂອງທ່ານຖ້າທ່ານຂຽນກ່ຽວກັບຫນັງສືທີ່ມີຂໍ້ມູນກ່ຽວກັບການຕິດຕໍ່ຂອງທ່ານ, ທ່ານບໍ່ຈໍາເປັນຕ້ອງຂຽນມັນຢູ່ໃນຕອນເລີ່ມຕົ້ນຂອງຈົດຫມາຍ.)
ຊື່ຂອງເຈົ້າ
ທີ່ຢູ່ຂອງທ່ານ
ເມືອງ, ລັດ, ລະຫັດໄປສະນີ
ຫມາຍເລກໂທລະສັບຂອງທ່ານ
ທີ່ຢູ່ອີເມວຂອງເຈົ້າ
Date
ຂໍ້ມູນການຕິດຕໍ່ (ບຸກຄົນຫລືບໍລິສັດທີ່ທ່ານຂຽນເຖິງ)
ຊື່
Title
ບໍລິສັດ
ທີ່ຢູ່
ເມືອງ, ລັດ, ລະຫັດໄປສະນີ
Greeting ( Salutation Examples )
Dear Mr / Ms ທ່ານສາມາດຂຽນລາຍຊື່ຂອງເຂົາເຈົ້າໄດ້ເຊັ່ນ: ທ່ານສາມາດຂຽນ "Dear Pat Crody", ຖ້າທ່ານບໍ່ຮູ້ກ່ຽວກັບບົດບາດຍິງຊາຍຂອງທ່ານ, "ແທນທີ່ຈະເປັນ" Dear Mr Crody "ຫຼື" Dear Mr Crody ". ໃຫ້ສັງເກດວ່າຊື່ຂອງຄົນນັ້ນຖືກຕິດຕາມໂດຍ colon (:) ໃນຈົດຫມາຍທຸລະກິດແລະບໍ່ເປັນຕົວໂຄຣມຖ້າທ່ານບໍ່ຮູ້ຊື່ຂອງຜູ້ຮັບ, ຍັງຄົງເປັນປະກະຕິ (ແລະປອດໄພ) ທີ່ຈະໃຊ້ແບບເກົ່າ "ເພື່ອໃຜມັນອາດຈະເປັນຄວາມກັງວົນ:").
ຮ່າງກາຍຂອງຈົດຫມາຍ
ຫຍໍ້ຫນ້າທໍາອິດຂອງຈົດຫມາຍຂອງທ່ານຄວນແນະນໍາວ່າເປັນຫຍັງທ່ານຂຽນເພື່ອວ່າຈຸດປະສົງຂອງທ່ານຈະແຈ້ງຈາກຈຸດເລີ່ມຕົ້ນ.
ຫຼັງຈາກນັ້ນ, ໃນວັກຕໍ່ໄປນີ້, ໃຫ້ຂໍ້ມູນເພີ່ມເຕີມແລະລາຍລະອຽດສະເພາະກ່ຽວກັບຄໍາຮ້ອງຂໍຂອງທ່ານຫຼືຂໍ້ມູນທີ່ທ່ານກໍາລັງສະຫນອງ.
ຫຍໍ້ຫນ້າສຸດທ້າຍຂອງຈົດຫມາຍຂອງທ່ານຄວນຢືນຢັນເຖິງເຫດຜົນທີ່ທ່ານຂຽນແລະຂໍຂອບໃຈຜູ້ອ່ານສໍາລັບການທົບທວນຄືນຄໍາຮ້ອງຂໍຂອງທ່ານ.
ຖ້າເຫມາະສົມ, ມັນຍັງຕ້ອງການທາງດ້ານການເມືອງຂໍໃຫ້ມີການຕອບໂຕ້ທາງລາຍລັກອັກສອນຫຼືສໍາລັບໂອກາດທີ່ຈະຈັດກອງປະຊຸມເພື່ອປຶກສາຫາລືກັບທ່ານອີກ.
ປິດ
ທີ່ດີທີ່ສຸດ, ( ຕົວຢ່າງປິດ )
ລາຍເຊັນ
ລາຍ ລັກອັກສອນໂດຍຫນັງສືໃບລານ (ສໍາລັບຈົດຫມາຍສໍາເນົາແຂງ - ໃຊ້ຫມຶກສີຟ້າຫຼືສີດໍາເພື່ອລົງນາມໃນຈົດຫມາຍ)
Typed Signature
ຖ້າທ່ານກໍາລັງສົ່ງຈົດຫມາຍອີເມວ, ນີ້ແມ່ນ ສິ່ງທີ່ຕ້ອງປະກອບແລະວິທີການຈັດຮູບແບບຂອງທ່ານ .
ຄໍາແນະນໍາສໍາລັບການຈັດຮູບແບບຂອງທ່ານ
- ໃນເວລາທີ່ຂຽນຈົດຫມາຍ, ຈົດຫມາຍຂອງທ່ານຄວນຈະງ່າຍດາຍແລະສຸມໃສ່, ດັ່ງນັ້ນຈຸດປະສົງຂອງຈົດຫມາຍຂອງທ່ານແມ່ນຈະແຈ້ງ.
- ຊ່ອງດຽວທີ່ຈົດຫມາຍຂອງທ່ານແລະ ປ່ອຍຊ່ອງຫວ່າງລະຫວ່າງແຕ່ລະວັກ . ຊ້າຍ justify ຈົດຫມາຍຂອງທ່ານ.
- ໃຊ້ ຕົວອັກສອນທໍາມະດາ ເຊັ່ນ Arial, Times New Roman, Courier New, ຫຼື Verdana. ຂະຫນາດຕົວອັກສອນຄວນຈະເປັນ 10 ຫຼື 12 ຈຸດ.
- ອອກຈາກເສັ້ນຫວ່າງຫຼັງຈາກການສະຫລຸບແລະກ່ອນປິດ.
- ຕົວຫນັງສືທຸລະກິດຄວນຈະຖືກພິມລົງໃນເຈ້ຍພັນທະບັດສີຂາວແທນທີ່ຈະໃສ່ເຈັ້ຍສີຫຼືຫນັງສືສ່ວນຕົວ.
ກວດເບິ່ງຂໍ້ຜິດພາດການຈັດຮູບແບບແລະການພິມ
ເມື່ອທ່ານຂຽນຈົດຫມາຍທຸລະກິດຂອງທ່ານ, ໃຫ້ກວດເບິ່ງມັນ (ໂດຍໃຊ້ການກວດສອບການສະກົດ) ເທິງຫນ້າຈໍ. ຫຼັງຈາກນັ້ນ, ພິມມັນອອກແລະອ່ານມັນຜ່ານເວລາຢ່າງຫນ້ອຍຫນຶ່ງຄັ້ງ, ກວດເບິ່ງຂໍ້ຜິດພາດຫຼືຂໍ້ຄວາມໃດໆ. (ມັນມັກຈະງ່າຍທີ່ຈະຊອກຫາຂໍ້ຜິດພາດໃນການສໍາເນົາແຂງ.)
ຊອກຫາສໍາລັບຂໍ້ຜິດພາດໃນການຈັດຮູບແບບເຊັ່ນ: ສອງວັກທີ່ບໍ່ມີພື້ນທີ່ຢູ່ໃນລະຫວ່າງຫລືສາຍທີ່ຖືກດັດແປງບໍ່ຖືກຕ້ອງ.
ຫຼັງຈາກນັ້ນ, ກ່ອນທີ່ຈະໃສ່ຈົດຫມາຍຂອງທ່ານໃນຊອງຈົດຫມາຍ, ຢ່າລືມເຂົ້າສູ່ລະບົບຂ້າງເທິງຊື່ຂອງທ່ານໂດຍໃຊ້ຫມຶກສີຟ້າຫຼືສີດໍາ.
ຖ້າທ່ານໃຊ້ Microsoft Word ຫຼືໂປລແກລມການປຸງແຕ່ງຄໍາອື່ນໃຫ້ຂຽນຈົດຫມາຍຂອງທ່ານ, ມີແບບຟອມທີ່ສາມາດຊ່ວຍທ່ານໃຫ້ຈັດພິມຮູບແບບຂອງທ່ານຢ່າງຖືກຕ້ອງ. ນີ້ແມ່ນຂໍ້ມູນເພີ່ມເຕີມກ່ຽວກັບ ແມ່ແບບຈົດຫມາຍ Microsoft Word ຟຣີ .
ຂໍ້ມູນການຂຽນຈົດຫມາຍຫຼາຍກວ່າ
ຮູ້ຈັກວິທີການຂຽນຈົດຫມາຍທຸລະກິດເປັນທັກສະທີ່ສໍາຄັນດັ່ງນີ້ແມ່ນບົດລາຍງານຫຼາຍຢ່າງສໍາລັບທ່ານ:
ເລີ່ມຕົ້ນດ້ວຍພື້ນຖານກ່ຽວກັບ ວິທີການຂຽນຈົດຫມາຍທຸລະກິດ ໂດຍໃຊ້ຮູບແບບທົ່ວໄປແລະທົບທວນແບບຟອມຈົດຫມາຍທຸລະກິດຕ່າງໆ. ນອກຈາກນັ້ນ, ທ່ານສາມາດເບິ່ງ ຕົວຢ່າງຕົວຢ່າງທຸລະກິດ ທີ່ກ່ຽວຂ້ອງກັບການຈ້າງງານ. ພິຈາລະນາລາຍລະອຽດເພີ່ມເຕີມກ່ຽວກັບການຈັດຮູບແບບແລະເບິ່ງຕົວຢ່າງອື່ນ ກ່ຽວກັບວິທີການຈັດຮູບແບບທຸລະກິດ .
ຖ້າທ່ານຢາກຮຽນຮູ້ໂດຍການເບິ່ງຕົວຢ່າງ, ມີຈົດຫມາຍທຸລະກິດຫຼາຍຢ່າງທີ່ຕ້ອງເລືອກ, ເຊັ່ນ: ຈົດຫມາຍສະບັບ, ການສໍາພາດ, ຂໍຂອບໃຈຈົດຫມາຍ, ຈົດຫມາຍຕິດຕາມ, ຈົດຫມາຍຮັບເອົາວຽກ, ປະຕິເສດ, ຕົວອັກສອນ, ແລະຈົດຫມາຍ.
ທ່ານຈະຊອກຫາຕົວຢ່າງຈົດຫມາຍສະບັບທີ່ກ່ຽວຂ້ອງກັບທຸລະກິດແລະການຈ້າງວຽກຕ່າງໆໃນການທົບທວນ ຕົວຢ່າງຈົດຫມາຍ .
ບໍ່ແມ່ນຈົດຫມາຍທຸລະກິດທັງຫມົດຖືກພິມອອກແລະຖືກສົ່ງໄປມາ, ດັ່ງນັ້ນສິ່ງສໍາຄັນທີ່ຕ້ອງທົບທວນ ຄໍາແນະນໍາ ເຫຼົ່ານີ້ ສໍາລັບອີເມວມືອາຊີບແລະລາຍລັກອັກສອນ .