ໃນເວລາທີ່ທ່ານກໍາລັງສະຫມັກວຽກ, ວິທີທີ່ທ່ານກໍານົດຮູບແບບການ ປົກຫຸ້ມ ຂອງທ່ານແມ່ນສໍາຄັນເພາະວ່າຈົດຫມາຍແມ່ນຫນຶ່ງໃນຄວາມປະທັບໃຈຄັ້ງທໍາອິດທີ່ທ່ານຈະເຮັດຕໍ່ນາຍຈ້າງ. ໃນຄວາມເປັນຈິງ, ວິທີການສ້າງຮູບແບບຂອງທ່ານເກືອບເປັນສິ່ງສໍາຄັນຄືສິ່ງທີ່ທ່ານຂຽນໃນມັນ. ຈົດຫມາຍສະບັບທີ່ຖືກຈັດຮູບແບບບໍ່ຖືກຕ້ອງ, ຫຼືຍາກທີ່ຈະອ່ານ, ສາມາດລົບລ້າງທ່ານໄດ້ໄວຈາກສະມາຊິກສະມາຊິກ, ດັ່ງນັ້ນມັນເປັນສິ່ງສໍາຄັນທີ່ຈະຈ່າຍເອົາໃຈໃສ່ການຈັດຮູບແບບຂອງຈົດຫມາຍຂອງທ່ານໃຫ້ກັບເນື້ອຫາຂອງມັນ.
ຈືຂໍ້ມູນການ, "ການຈັດຮູບແບບ" ປະກອບມີປັດໃຈເຊັ່ນ: ຂອບໃບຫນ້າ, ປະເພດຂອງ font ແລະຂະຫນາດ, line, paragraph, spacing, ແລະ type document. ຕົວຢ່າງເຊັ່ນ, ຈົດຫມາຍທີ່ບໍ່ມີຊ່ອງຫວ່າງທີ່ຖືກຕ້ອງລະຫວ່າງວັກ, ຫຼືມີຂໍ້ຄວາມຫຼາຍເກີນໄປຢູ່ໃນຫນ້າ, ຈະເບິ່ງຂໍ້ຜິດພາດ, ຫຼືຈົດຫມາຍຖືກບັນທຶກເປັນປະເພດໄຟລ໌ທີ່ບໍ່ໄດ້ຫມາຍຄວາມວ່າສໍາລັບເອກະສານຂໍ້ຄວາມ (ເຊັ່ນ: .jpg ຫຼື a png) ອາດເຮັດໃຫ້ຜູ້ອ່ານບໍ່ເປີດແລະເບິ່ງມັນ.
ການປະຕິບັດຕາມມາດຕະຖານປົກກະຕິໃນການຈັດຮູບແບບແມ່ນມີຄວາມສໍາຄັນໂດຍສະເພາະເມື່ອມີ ທັກສະໃນການສື່ສານ ມີຄວາມສໍາຄັນໃນເກືອບທຸກໆພາກ, ແລະບໍ່ສາມາດຂຽນຈົດຫມາຍສະບັບທີ່ສາມາດອ່ານໄດ້ກໍ່ຈະບໍ່ມີຄວາມເຊື່ອຫມັ້ນໃນຄວາມສາມາດຂອງທ່ານ. ໃນທາງກົງກັນຂ້າມ, ຈົດຫມາຍສະບັບປົກຫຸ້ມທີ່ຖືກບັນທຶກໄວ້ຢ່າງຖືກຕ້ອງແລະໃຊ້ພື້ນທີ່ສີຂາວພຽງພໍ, ແບບງ່າຍດາຍ, ຂະຫນາດທີ່ສົມເຫດສົມຜົນ, ແລະການສະຫຼຸບແລະປິດທີ່ເຫມາະສົມຈະເຮັດໃຫ້ປະທັບໃຈທີ່ດີກັບນາຍຈ້າງທີ່ມີທ່າແຮງຂອງທ່ານ.
ນີ້ແມ່ນຂໍ້ມູນກ່ຽວກັບຄູ່ມືການຈັດຮູບແບບຈົດຫມາຍປົກຫຸ້ມເຊິ່ງລວມເຖິງການຕັ້ງຄ່າຂອບໃບຫນ້າ, ການເລືອກຮູບແບບແລະຂະຫນາດຂອງຕົວອັກສອນ, ຫຍໍ້ຫນ້າແລະຊ່ອງຫວ່າງສ່ວນ, ແລະຄໍາແນະນໍາເພີ່ມເຕີມກ່ຽວກັບວິທີການຈັດຮູບແບບສໍາລັບການຈ້າງງານ.
Example Letter Format
ຂໍ້ມູນການຕິດຕໍ່ຂອງທ່ານ
ຊື່
ທີ່ຢູ່
ເມືອງ, ລັດ, ລະຫັດໄປສະນີ
ເບີໂທລະສັບ
ທີ່ຢູ່ອີເມວ
Date
ຂໍ້ມູນການຕິດຕໍ່ຂອງນາຍຈ້າງ (ຖ້າທ່ານມີມັນ)
ຊື່
Title
ບໍລິສັດ
ທີ່ຢູ່
ເມືອງ, ລັດ, ລະຫັດໄປສະນີ
Salutation
Dear Mr / Ms ນາມສະກຸນ,
- ຕົວຢ່າງຫນັງສືປົກປິດ : ຫມາຍເຫດ: ຖ້າທ່ານບໍ່ມີຊື່ການຕິດຕໍ່, ທ່ານສາມາດຂ້າມຄວາມຊົມເຊີຍທັງຫມົດ. ຫຼື, ທ່ານສາມາດນໍາໃຊ້ຜູ້ຈັດການຈ້າງທີ່ຮັກແພງ, ເພື່ອທີ່ມັນອາດຈະເປັນຄວາມກັງວົນ, ຫຼືຫນຶ່ງໃນຕົວຢ່າງອື່ນໆທີ່ໄດ້ລະບຸໄວ້ໃນການເຊື່ອມຕໍ່. ໂດຍຕົວຢ່າງ, ທ່ານຈະສາມາດແກ້ໄຂຫນັງສືປົກຂອງທ່ານໃຫ້ແກ່ບຸກຄົນໃດຫນຶ່ງ. ການເຮັດຄົ້ນຄ້ວາສາມາດຊ່ວຍທ່ານຊອກຫາຜູ້ທີ່ເຫມາະສົມທີ່ສຸດທີ່ຈະໄດ້ຮັບຈົດຫມາຍ. ຫມາຍເຫດ: ຖ້າທ່ານບໍ່ຮູ້ກ່ຽວກັບບົດບາດຍິງຊາຍຂອງການຕິດຕໍ່ຂອງທ່ານ, ທ່ານສາມາດຂຽນຊື່ເຕັມຂອງບຸກຄົນເຊັ່ນ "Dear Cory Smith" ຫຼື "Dear Jordan Parish".
ຮ່າງກາຍຂອງຫນັງສືໃບລານ
ຮ່າງກາຍຂອງຫນັງສືປົກຂອງທ່ານສາມາດໃຫ້ນາຍຈ້າງທາບວ່າຕໍາແຫນ່ງໃດທີ່ທ່ານກໍາລັງສະຫມັກ, ເປັນຫຍັງນາຍຈ້າງຄວນເລືອກທ່ານສໍາລັບການສໍາພາດແລະວິທີທີ່ທ່ານຈະຕິດຕາມ. ຈັດແຈງຮ່າງກາຍຂອງຈົດຫມາຍສະບັບຂອງທ່ານໄວ້ໃນວັກຕໍ່ໄປນີ້:
- First Paragraph
ຫຍໍ້ຫນ້າທໍາອິດຂອງຈົດຫມາຍຂອງທ່ານຄວນປະກອບມີຂໍ້ມູນກ່ຽວກັບເຫດຜົນທີ່ທ່ານຂຽນ. ບອກຕໍາແຫນ່ງທີ່ທ່ານກໍາລັງສະຫມັກແລະບ່ອນທີ່ທ່ານພົບລາຍຊື່ວຽກ. ລວມຊື່ຂອງການຕິດຕໍ່ກັນ, ຖ້າທ່ານມີຫນຶ່ງ.
- ຫມວດຍ່ອຍກາງ (s)
ພາກສ່ວນຕໍ່ໄປຂອງຈົດຫມາຍສະບັບຂອງທ່ານຄວນອະທິບາຍວ່າທ່ານຕ້ອງໃຫ້ນາຍຈ້າງຫຍັງ. ບອກໂດຍສະເພາະກ່ຽວກັບວິທີທີ່ຄຸນມີຄຸນສົມບັດທີ່ກົງກັບວຽກທີ່ທ່ານກໍາລັງສະຫມັກ. ຄິດວ່າສ່ວນຂອງຈົດຫມາຍສະບັບນີ້ແມ່ນບ່ອນທີ່ທ່ານກໍາລັງເຮັດວຽກທີ່ເຫມາະສົມສໍາລັບການເຮັດວຽກຂອງທ່ານເປັນພະນັກງານແລະສະແດງໃຫ້ເຫັນສິ່ງທີ່ເຮັດໃຫ້ທ່ານເປັນຜູ້ສະຫມັກທີ່ດີ. ຈົ່ງຈື່ໄວ້ວ່ານາຍຈ້າງຈະມີຄວາມສົນໃຈຫຼາຍກ່ຽວກັບສິ່ງທີ່ທ່ານສາມາດເຮັດສໍາລັບເຂົາເຈົ້າ, ກ່ວາບັນຊີລາຍຊື່ຂອງປະສົບການການເຮັດວຽກຂອງທ່ານ. ເຮັດໃຫ້ການ ເຊື່ອມຕໍ່ລະຫວ່າງຄຸນລັກສະນະແລະຄວາມຕ້ອງການຂອງວຽກງານທີ່ຈະແຈ້ງ . ການນໍາໃຊ້ພາກນີ້ເພື່ອຕີຄວາມຫມາຍຂອງທ່ານ - ບໍ່ຄວນເຮັດຊ້ໍາຈາກຄໍາເວົ້ານີ້.
- ກະທູ້ສຸດທ້າຍ
ສະຫຼຸບຈົດຫມາຍສະບັບຂອງທ່ານໂດຍຂອບໃຈນາຍຈ້າງທີ່ພິຈາລະນາທ່ານສໍາລັບຕໍາແຫນ່ງ. ລວມເອົາຂໍ້ມູນກ່ຽວກັບວິທີທີ່ທ່ານຈະຕິດຕາມ. ທາງເລືອກອື່ນ, ທ່ານສາມາດສະຫຼຸບໄດ້ວ່າເປັນຫຍັງທ່ານຈຶ່ງເຫມາະສົມກັບຕໍາແຫນ່ງນີ້.
Complimentary Close
ດ້ວຍຄວາມນັບຖືຂອງທ່ານ,
ລາຍເຊັນ
ລາຍ ລັກອັກສອນຂຽນ (ສໍາລັບຈົດຫມາຍສະບັບແຂງ)
Typed Signature
ວິທີທີ່ງ່າຍທີ່ສຸດໃນການສ້າງຮູບແບບປົກ
ວິທີທີ່ງ່າຍທີ່ສຸດໃນການກໍານົດຕົວອັກສອນແມ່ນການຂຽນຈົດຫມາຍທໍາອິດ, ຫຼັງຈາກນັ້ນໃຫ້ເປັນຮູບແບບ. ເມື່ອທ່ານມີເນື້ອຫາທັງຫມົດ (ຂໍ້ມູນຕິດຕໍ່, ເປັນຫຍັງທ່ານກໍາລັງສະຫມັກແລະມີຄຸນວຸດທິ, ລາຍເຊັນ, ແລະອື່ນໆ) ຢູ່ຫນ້າ, ທ່ານສາມາດປັບຂອບໃບລ້າວ, ຕົວອັກສອນແລະການຈັດການໄດ້ງ່າຍດາຍ. ນີ້ແມ່ນພາບລວມຂອງແຕ່ລະພາກສ່ວນ.
- ສ່ວນຕິດຕໍ່ : ວິທີທີ່ທ່ານປະກອບຂໍ້ມູນການຕິດຕໍ່ຂອງທ່ານຈະແຕກຕ່າງກັນໂດຍອີງໃສ່ວິທີທີ່ທ່ານສົ່ງຈົດຫມາຍຂອງທ່ານ. ຖ້າທ່ານກໍາລັງອັບໂຫຼດຫຼືສົ່ງຈົດຫມາຍ, ໃຫ້ໃສ່ຂໍ້ມູນຢູ່ດ້ານເທີງຂອງຫນ້າ. ດ້ວຍຈົດຫມາຍຈົດຫມາຍອີເມວ, ຂໍ້ມູນການຕິດຕໍ່ຂອງທ່ານຄວນຢູ່ຂ້າງລຸ່ມນີ້.
- ທີ່ຢູ່ຂອງນາຍຈ້າງ : ວິທີທີ່ທ່ານເອົາຫນັງສືປົກຫຸ້ມຂຶ້ນຈະຂຶ້ນຢູ່ກັບຈໍານວນຂໍ້ມູນທີ່ທ່ານມີກ່ຽວກັບນາຍຈ້າງ.
- Salutation : ການສະຫລຸບແມ່ນຄໍາຊົມເຊີຍທີ່ທ່ານປະກອບຢູ່ໃນຕອນເລີ່ມຕົ້ນຂອງຈົດຫມາຍສະບັບ. ນີ້ແມ່ນວິທີການຂຽນຄວາມຊົມເຊີຍ, ລວມທັງສິ່ງທີ່ຕ້ອງໃຊ້ຖ້າທ່ານບໍ່ມີຊື່ຂອງບຸກຄົນທີ່ຕິດຕໍ່ໃນລາຍການ.
- ຮ່າງກາຍ : ຮ່າງກາຍຂອງຫນັງສືປົກຫຸ້ມດ້ວຍພາກສ່ວນທີ່ທ່ານອະທິບາຍວ່າເປັນຫຍັງທ່ານສົນໃຈແລະມີຄຸນສົມບັດສໍາລັບວຽກທີ່ທ່ານກໍາລັງສະຫມັກ. ນີ້ແມ່ນສິ່ງທີ່ຕ້ອງປະກອບຢູ່ໃນແຕ່ລະພາກຫຼືຈົດຫມາຍຂອງທ່ານ.
- ລາຍການຫຍໍ້ຫນ້າແລະ ລາຍຊື່ຈຸດອ່ອນ : ຈົດຫມາຍສະບັບປົກຫຸ້ມແບບດັ້ງເດີມມີບົດລາຍລັກອັກສອນອະທິບາຍເຖິງຄຸນລັກສະນະຂອງທ່ານ. ຕົວເລືອກອື່ນແມ່ນເພື່ອປະກອບມີບັນຊີລາຍຊື່ຈຸດຂອງຄຸນນະສົມບັດທີ່ທ່ານມີສໍາລັບວຽກ.
- ການປິດ : ໃນເວລາທີ່ທ່ານຂຽນຈົດຫມາຍສະບັບເຕັມຫຼືສົ່ງຂໍ້ຄວາມອີເມວເພື່ອສະຫມັກຂໍເອົາວຽກ, ມັນເປັນສິ່ງສໍາຄັນທີ່ຈະປິດໃບຫນັງສືຂອງທ່ານໃນລັກສະນະເປັນມືອາຊີບ. ນີ້ແມ່ນວິທີການປິດຈົດຫມາຍຂອງທ່ານກັບຫ້ອງຮຽນ.
ຕົວເລືອກການຈັດຮູບແບບສໍາລັບຈົດຫມາຍຈົດຫມາຍ
ນີ້ແມ່ນຄໍາແນະນໍາໃນຮູບແບບຈໍານວນຫນຶ່ງເພື່ອໃຫ້ທ່ານຈື່ໄວ້ໃນເວລາທີ່ທ່ານຂຽນຈົດຫມາຍຂອງທ່ານ:
- ອີເມວທຽບກັບສໍາເນົາແຂງ: ຕົວຢ່າງຕົວຢ່າງຂ້າງເທິງແມ່ນຮູບແບບສໍາລັບການສໍາເນົາສໍາເນົາແຂງ. ຖ້າທ່ານກໍາລັງສົ່ງອີເມວຈົດທະບຽນຂອງທ່ານ, ທ່ານຈໍາເປັນຕ້ອງໄດ້ເອົາໃຈໃສ່ໂດຍສະເພາະກັບບັນດາ ຫົວຂໍ້ ຂອງອີເມວຂອງທ່ານ. ເບິ່ງຄໍາແນະນໍາເພີ່ມເຕີມສໍາລັບ ການຈັດຮູບແບບຈົດຫມາຍຈົດຫມາຍອີເມວຂອງທ່ານ .
- ຕົວເລືອກແບບຟອມ: ລາຍລະອຽດຈະຖືກນັບເມື່ອມີຕົວອັກສອນ, ດັ່ງນັ້ນໂປດເລືອກ ອັກສອນມືອາຊີບ ໃນຂະຫນາດ 10 ຫຼື 12 ຈຸດ. ນີ້ບໍ່ແມ່ນເວລາທີ່ຈະທໍາລາຍອອກອາລົມຫຼື emojis!
- ໄລຍະຫ່າງ: ຈົດຫມາຍຂອງທ່ານຄວນເປັນຊ່ອງດຽວ. ລວມຊ່ອງຫວ່າງລະຫວ່າງວັກທຸກແລະໂດຍທົ່ວໄປຊ່ອງຫວ່າງລະຫວ່າງສ່ວນຂອງຈົດຫມາຍ. (ຫມາຍຄວາມວ່າ, ຄວນມີຊ່ອງຫວ່າງລະຫວ່າງທີ່ຢູ່ແລະວັນທີ, ແລະຫຼັງຈາກນັ້ນອີກເທື່ອຫນຶ່ງລະຫວ່າງວັນທີແລະການສະຫລຸບ.) ໃນຈົດຫມາຍຈົດຫມາຍອີເມວ, ບ່ອນທີ່ຫຼາຍພາກສ່ວນຖືກປະໄວ້, ທ່ານຈະຕ້ອງມີຊ່ອງຫວ່າງລະຫວ່າງການສະບາຍ ແລະລະຫວ່າງແຕ່ລະວັກ, ແລະພື້ນທີ່ອື່ນກ່ອນທີ່ຈະປິດຂອງທ່ານ.
- Proofreading: ຈົ່ງຈື່ໄວ້ວ່າຫມາຍເຫດກ່ຽວກັບລາຍລະອຽດທີ່ຈະນັບໃນຕົວຫນັງສືປົກຫຸ້ມ? ໃຫ້ແນ່ໃຈວ່າເພື່ອຫຼີກເວັ້ນການຜິດພາດໂດຍການກວດເບິ່ງຢ່າງລະມັດລະວັງຈົດຫມາຍຂອງທ່ານ. ການນໍາໃຊ້ການກວດສອບການສະກົດຄໍາຂອງໂປແກຼມຄໍາຂອງທ່ານເພື່ອຈັບຄວາມຜິດພາດທົ່ວໄປແລະຫຼັງຈາກນັ້ນໃຫ້ພິຈາລະນາອ່ານຈົດຫມາຍຂອງທ່ານຢ່າງສຽງດັງ - ຫຼືມີການທົບທວນຄືນຫມູ່ເພື່ອນ - ເພື່ອຈັບຂໍ້ຜິດພາດເພີ່ມເຕີມ. ນີ້ແມ່ນຄໍາແນະນໍາສໍາລັບການ ກວດເບິ່ງຫນັງສືປົກຂອງທ່ານ .
ການທົບທວນຄືນຕົວຫນັງສືໃບສະຫງວນ
ຕົວຢ່າງຂອງ ຈົດຫມາຍທີ່ກວມເອົາວຽກງານທີ່ແຕກຕ່າງກັນ , ປະເພດຂອງຜູ້ສະຫມັກວຽກແລະປະເພດຂອງວຽກງານທີ່ເຮັດວຽກ. ຫຼັງຈາກນັ້ນ, ເລີ່ມຕົ້ນ ການຂຽນຈົດຫມາຍຂອງທ່ານໃນຫ້າຂັ້ນຕອນງ່າຍໆ .