ບັນດານາຍຈ້າງຄວນເກັບຮັກສານາຍຈ້າງແນວໃດ?

ນາຍຈ້າງ Smart ຮັກສາ 4 ໄຟລ໌ທີ່ແຕກຕ່າງກັນສໍາລັບບັນທຶກພະນັກງານ

ຕ້ອງການຮູ້ວ່າບັນທຶກພະນັກງານທີ່ຈະຮັກສາເປັນນາຍຈ້າງບໍ? ນາຍຈ້າງຮັກສາໄຟລ໌ລະບຽນພະນັກງານ 4 ຄົນໃຫ້ແກ່ພະນັກງານແຕ່ລະຄົນ. ນອກຈາກນັ້ນ, ນາຍຈ້າງຍັງຮັກສາເອກະສານບັນທຶກພະນັກງານອື່ນໆສໍາລັບພະນັກງານທັງຫມົດ.

ໄຟລ໌ພະນັກງານຂອງບັນທຶກພະນັກງານ

ໄຟລ໌ພະນັກງານ ຖືກຮັກສາໄວ້ສໍາລັບແຕ່ລະພະນັກງານ. ເອກະສານເຫຼົ່ານີ້ມີເອກະສານທີ່ເປັນຄວາມລັບແລະຖືກຄຸ້ມຄອງແລະຮັກສາໄວ້ໂດຍພະນັກງານຊັບພະຍາກອນມະນຸດ.

ໄຟລ໌ເຈົ້າຫນ້າທີ່ແມ່ນບັນທຶກລາຍຊື່ພະນັກງານທີ່ນໍາໃຊ້ໂດຍນາຍຈ້າງ, ພະນັກງານ, ແລະຜູ້ຈັດການພະນັກງານໃນບາງບໍລິສັດ.

ໃນບາງຄົນ - ແລະນີ້ແມ່ນວິທີການທີ່ແນະນໍາ - ການເຂົ້າເຖິງເອກະສານພະນັກງານພະນັກງານແມ່ນຖືກຈໍາກັດຕໍ່ຊັບພະຍາກອນບຸກຄົນແລະພະນັກງານພາຍໃຕ້ການຊີ້ນໍາ.

ເອກະສານສະເພາະໃນເອກະສານປະກອບມີ ໃບຄໍາຮ້ອງວຽກການຈ້າງງານ , ແບບຟອມການຕິດຕໍ່ທາງສຸກເສີນໃນຄອບຄົວ, ບັນທຶກປະຫວັດການປະຕິບັດວິໄນ, ໃບສະຫມັກ , ພະນັກງານພະນັກງານຮັບຫນັງສືໃບລາຍເຊັນລົງ, ຜູ້ອອກ ແຮງງານ ລົງລາຍເຊັນ, ການປະເມີນໄລຍະເວລາ, ແຜນການພັດທະນາ, ໃບຢັ້ງຢືນການຝຶກອົບຮົມແລະຫຼັກຖານການເຂົ້າຮ່ວມ, ແລະຂໍ້ມູນການຕິດຕໍ່ສ່ວນບຸກຄົນໃນປະຈຸບັນກ່ຽວກັບແຕ່ລະຄົນ.

ບໍ່ແມ່ນໄຟລ໌ພະນັກງານທັງຫມົດທີ່ບັນຈຸເອກະສານດຽວກັນແຕ່ວ່າເອກະສານບຸກຄະລາກອນແຕ່ລະຄົນມີບາງເອກະສານທີ່ດຽວກັນ. ເອກະສານຂອງການປະຕິບັດຂອງພະນັກງານ ບໍ່ແມ່ນຢູ່ໃນເອກະສານພະນັກງານ, ເວັ້ນເສຍແຕ່ວ່າມັນຕ້ອງການການປະຕິບັດທາງວິໄນ, ລາງວັນ, ຫຼືບັນດາສັນຍາລັກອື່ນໆທີ່ມີຜົນສໍາເລັດທີ່ໂດດເດັ່ນ.

ບັນທຶກການປະຕິບັດງານປະຈໍາວັນດັ່ງກ່າວແມ່ນຢູ່ໃນໄຟລ໌ທີ່ຜູ້ຈັດການຮັກສາຕິດຕາມການປະຕິບັດ, ເປົ້າຫມາຍແລະການປະກອບສ່ວນຂອງພະນັກງານຂອງພວກເຂົາ.

ບັນຊີ Payroll ຂອງບັນທຶກພະນັກງານ

ໄຟລ໌ຈ່າຍເງິນ ຍັງຮັກສາບັນທຶກພະນັກງານ. ບັນດາລາຍການເງິນຈ່າຍເງິນປະກອບມີປະຫວັດຂອງວຽກງານຂອງພະນັກງານ, ພະແນກ, ການປ່ຽນແປງຄ່າຊົດເຊີຍ, ການແຕ່ງຕັ້ງ, ເງິນກູ້, ແລະຂໍ້ມູນອື່ນທີ່ຈໍາເປັນຕໍ່ການຈ່າຍຄ່າແຮງງານແລະຮັກສາສໍາເນົາປະຫວັດການຊົດເຊີຍຂອງພະນັກງານ.

ເອກະສານບັນຊີເງິນເດືອນຈະປະກອບດ້ວຍປະຫວັດຂອງແບບຟອມຂອງລັດເຊັ່ນ: W-2, W-4, ແລະເອກະສານປະກັນສັງຄົມທີ່ເຕັມໄປດ້ວຍພະນັກງານ. ເອກະສານດັ່ງກ່າວຍັງຈະມີຂໍ້ມູນກ່ຽວກັບຜົນປະໂຫຍດຂອງພະນັກງານແລະການອະນຸຍາດທີ່ຈະຖອນເງິນຈາກເງິນຄ່າຈ້າງຂອງພະນັກງານ.

ເອກະສານທາງການແພດຂອງບັນທຶກພະນັກງານ

ເອກະສານທາງການແພດຂອງພະນັກງານ ຍັງຖືກຮັກສາໄວ້ໂດຍນາຍຈ້າງ. ພະນັກງານບັນທຶກໃນເອກະສານທາງການແພດແມ່ນບໍ່ມີໃຫ້ແກ່ຄົນອື່ນ, ຍົກເວັ້ນພະນັກງານຜູ້ທີ່ກໍານົດຊັບພະຍາກອນຊັບພະຍາກອນມະນຸດແລະພະນັກງານທີ່ບັນທຶກໄວ້ໃນໄຟລ໌. ເອກະສານທາງການແພດມີບັນທຶກຂອງທ່ານຫມໍ, ເອກະສານໃບຄໍາຮ້ອງ FMLA, ຂໍ້ມູນກ່ຽວກັບການກວດຫາຢາ, ຂໍ້ມູນທາງດ້ານຮ່າງກາຍທີ່ຕ້ອງການແລະເອກະສານອື່ນໆທີ່ກ່ຽວຂ້ອງກັບສຸຂະພາບທາງດ້ານສຸຂະພາບຂອງສະມາຊິກຄົນຫນຶ່ງຫຼືຄອບຄົວ.

ເອກະສານທາງການແພດ, ເນື່ອງຈາກຄວາມລັບຂອງບັນທຶກພະນັກງານ, ໄດ້ຮັບລະດັບສູງສຸດຂອງການເກັບຮັກສາທີ່ປອດໄພແລະຄວາມລັບ. ຂໍແນະນໍາໃຫ້ໄຟລ໌ທາງການແພດເກັບຮັກສາໄວ້ໃນຕູ້ເກັບຮັກສາໄຟລ໌ທີ່ຖືກລັອກໄວ້ໃນຫ້ອງທີ່ບໍ່ສາມາດເຂົ້າເຖິງກັບພະນັກງານອື່ນນອກເຫນືອຈາກພະນັກງານທີ່ໄດ້ຮັບມອບຫມາຍ HR.

I-9 ໄຟລ໌ຂອງບັນທຶກພະນັກງານ

I-9 ບັນທຶກບັນທຶກພະນັກງານບ້ານທີ່ເກັບຮັກສາໄວ້ສໍາລັບພະນັກງານທັງຫມົດໃນເອກະສານທີ່ແຍກອອກຈາກບັນທຶກຄົນອື່ນ.

ນາຍຈ້າງເກັບບັນທຶກພະນັກງານນີ້ອອກຈາກບັນທຶກພະນັກງານອື່ນໆເພື່ອຮັກສາຄວາມລັບຂອງພະນັກງານຈາກເຈົ້າຫນ້າທີ່ຂອງລັດຖະບານແລະບັນດາຫນ່ວຍງານອື່ນໆທີ່ຖືກອະນຸຍາດໃຫ້ກວດເບິ່ງພະນັກງານ I-9s .

ການຮັກສາ I-9s ຢູ່ໃນສະຖານທີ່ແຍກຕ່າງຫາກຈະຮັບປະກັນວ່າຖ້າທ່ານຖືກຄັດເລືອກສໍາລັບການທົບທວນເອກະສານທາງລັດຖະບານກາງຂອງ I-9, ພະນັກງານຂອງລັດຈະບໍ່ສາມາດເຂົ້າເບິ່ງບັນທຶກອື່ນໆກ່ຽວກັບພະນັກງານຫຼືວຽກຂອງເຈົ້າກັບອົງກອນຂອງທ່ານ ແບບຟອມ I-9. ການສືບສວນເຫຼົ່ານີ້ແມ່ນເພີ່ມຂຶ້ນໃນແຕ່ລະປີເພື່ອໃຫ້ແນ່ໃຈວ່າພະນັກງານຂອງທ່ານໄດ້ປະກອບແບບຟອມ I-9 ຢ່າງຖືກຕ້ອງຫຼືທ່ານອາດຈະຖືກປັບໄຫມແລະອາດຈະຖືກຄຸກ.

ການເຂົ້າເຖິງບັນທຶກພະນັກງານໂດຍພະນັກງານ

ພະນັກງານອາດຈະເບິ່ງບັນທຶກຂອງພະນັກງານຂອງເຂົາເຈົ້າໂດຍຕິດຕໍ່ກັບພະນັກງານຊັບພະຍາກອນມະນຸດໃນລະຫວ່າງເວລາເຮັດວຽກປົກກະຕິ.

ພະນັກງານບໍ່ມີໃຜສາມາດປ່ຽນແປງຫລືເອົາເອກະສານໃດໆໃນບັນທຶກຂອງເຂົາເຈົ້າທີ່ຕ້ອງໄດ້ເບິ່ງຢູ່ໃນບຸກຄົນທີ່ມີພະນັກງານ HR.

ທ່ານຈໍາເປັນຕ້ອງມີພະນັກງານພະນັກງານລະບຽບການເບິ່ງບັນທຶກການບັນທຶກໄວ້ ໃນປື້ມຄູ່ມືພະນັກງານຂອງທ່ານ ແລະປະຕິບັດຕາມມັນໂດຍບໍ່ຄໍານືງກ່ຽວກັບການຮ້ອງຂໍຂອງພະນັກງານເພື່ອເບິ່ງໄຟລ໌ຂອງເຂົາເຈົ້າ.

ຖ້າພະນັກງານສົ່ງຄໍາຮ້ອງຂໍລາຍລັກອັກສອນສໍາລັບໃບສໍາຄັນສະບັບຂອງເຂົາເຈົ້າຫຼັງຈາກພວກເຂົາອອກຈາກວຽກຂອງທ່ານ, ທ່ານຈໍາເປັນຕ້ອງສົ່ງສໍາເນົາໃຫ້ເຂົາເຈົ້າ.

ບາງຄັ້ງ, ທ່ານຈະພົບກັບພະນັກງານຜູ້ທີ່ສົງໃສກ່ຽວກັບບັນດາປະເພດຂອງບັນທຶກພະນັກງານທີ່ຖືກເກັບຮັກສາໄວ້ໂດຍພະແນກຊັບພະຍາກອນມະນຸດຂອງເຂົາເຈົ້າ. ເຫຼົ່ານີ້ແມ່ນພະນັກງານທີ່ມັກຈະຮ້ອງຂໍໃຫ້ສໍາເນົາຂອງໄຟລ໌ພະນັກງານຂອງເຂົາເຈົ້າ. ອີກເທື່ອຫນຶ່ງ, ໂດຍບໍ່ມີການຈໍາແນກ , ເຮັດສໍາເນົາຂອງໄຟລ໌ແລະສົ່ງມັນ. (ທ່ານອາດຈະໄດ້ຮັບຄໍາຄິດເຫັນທີ່ພະນັກງານໄດ້ປະຫລາດໃຈໂດຍວິທີການບັນທຶກພຽງເລັກນ້ອຍຂອງພະນັກງານ HR).

ໃນບາງ jurisdictions, ມັນເປັນກົດຫມາຍທີ່ຈະໄລ່ເອົາພະນັກງານສໍາລັບຄ່າໃຊ້ຈ່າຍໃນການຊ້ໍາແລະສົ່ງໄຟລ໌.

ການປະຕິເສດ: ກະລຸນາສັງເກດວ່າຂໍ້ມູນທີ່ສະຫນອງໃນຂະນະທີ່ມີອໍານາດ, ບໍ່ມີການຮັບປະກັນສໍາລັບຄວາມຖືກຕ້ອງແລະກົດຫມາຍ. ເວັບໄຊດັ່ງກ່າວໄດ້ຖືກອ່ານໂດຍຜູ້ຊົມທົ່ວໂລກແລະ ກົດຫມາຍການຈ້າງງານ ແລະລະບຽບການຕ່າງໆແຕກຕ່າງກັນຈາກລັດໄປຫາລັດແລະປະເທດຊາດ. ກະລຸນາຊອກຫາການຊ່ວຍເຫຼືອທາງດ້ານກົດຫມາຍ ຫຼືການຊ່ວຍເຫຼືອຈາກລັດຖະບານລັດ, ລັດຖະບານກາງຫຼືສາກົນ, ເພື່ອໃຫ້ແນ່ໃຈວ່າການຕີຄວາມແລະການຕັດສິນທາງດ້ານກົດຫມາຍຂອງທ່ານແມ່ນຖືກຕ້ອງສໍາລັບສະຖານທີ່ຂອງທ່ານ. ຂໍ້ມູນນີ້ແມ່ນສໍາລັບຄໍາແນະນໍາ, ແນວຄວາມຄິດ, ແລະການຊ່ວຍເຫຼືອ.