ເຄັດລັບສໍາລັບການຮູ້ເມື່ອ, ເປັນຫຍັງ, ວິທີການ, ແລະສິ່ງທີ່ຕ້ອງການເອກະສານໃນການປະຕິບັດວຽກຂອງພະນັກງານ
ເອກະສານແມ່ນສໍາຄັນສໍາລັບຜູ້ຈັດການແລະພະນັກງານ HR ເພາະວ່າທ່ານຕ້ອງການຄວາມພະຍາຍາມຢ່າງຫນັກເພື່ອບັນທຶກເຫດການທັງຫມົດໃນປະວັດການຈ້າງງານຂອງພະນັກງານຂອງທ່ານ - ທັງເຫດການທາງບວກແລະທາງລົບຂອງການປະຕິບັດງານ.
ນີ້ແມ່ນເຫດຜົນທີ່ຜູ້ຈັດການແລະພະນັກງານ HR ຕ້ອງການທີ່ຈະລະມັດລະວັງກ່ຽວກັບເຫດການທັງຫມົດ.
ເປັນຫຍັງເອກະສານ?
- ເອກະສານສະແດງໃຫ້ເຫັນວ່າ ບັນຫາການປະຕິບັດໄດ້ຖືກປຶກສາຫາລື ກັບພະນັກງານໃນເວລາທີ່ທັນສະໄຫມ.
- ເອກະສານສະຫນອງປະຫວັດຂອງການ ປັບປຸງຂອງພະນັກງານຫຼືຄວາມລົ້ມເຫຼວໃນການປັບປຸງການປະຕິບັດ ຕາມເວລາ. ມັນແມ່ນລາຍລະອຽດແລະລາຍລະອຽດທີ່ຊັດເຈນຂອງການກະທໍາຂອງພະນັກງານ, ການກະທໍາຂອງຜູ້ຈັດການແລະເຫດການຕ່າງໆທີ່ພວກເຂົາເກີດຂື້ນ.
- ເອກະສານສະຫນອງຫຼັກຖານທີ່ສະຫນັບສະຫນູນການຕັດສິນໃຈໃນການຄຸ້ມຄອງທີ່ຈະ ປະຕິບັດການບໍ່ດີເຊັ່ນ: ລະບຽບວິໄນ ຫຼືການສິ້ນສຸດລົງກັບພະນັກງານ.
- ເອກະສານສະຫນອງຫຼັກຖານສະແດງໃຫ້ເຫັນວ່າພະນັກງານຄວນໄດ້ຮັບການສົ່ງເສີມຫລືໂອກາດທີ່ມີຢູ່ເຫນືອພະນັກງານອື່ນໆທີ່ມີສິດໄດ້ຮັບ.
- ເອກະສານສະຫນອງຫຼັກຖານເພື່ອແກ້ໄຂ ເພີ່ມເງິນເດືອນ , ຫຼຸດລົງ, ຫຼືວ່າເປັນຫຍັງພະນັກງານບໍ່ໄດ້ຍົກສູງ.
- ໃນກໍລະນີຂອງການປະກັນ, ເອກະສານຄົບຖ້ວນແລະຢ່າງລະອຽດຈະປົກປ້ອງຜົນປະໂຫຍດຂອງນາຍຈ້າງ. ເອກະສານທີ່ສາມາດສະຫນັບສະຫນູນການກະທໍາຂອງຜູ້ບໍລິຫານໃນການ ຍົກເລີກການເປັນພະນັກງານທີ່ບໍ່ປະສົບຜົນສໍາເລັດ . ມັນຍັງສາມາດພິສູດໄດ້ວ່າພະນັກງານຖືກຍົກເລີກສໍາລັບເຫດຜົນທີ່ຖືກກົດຫມາຍເຫມືອນກັບຄົນອື່ນ ເຊັ່ນວ່າການຈໍາແນກຜິດກົດຫມາຍ .
ສິ່ງທີ່ຕ້ອງການເອກະສານ
ຜູ້ຈັດການຕ້ອງການບັນທຶກຜົນການປະຕິບັດຂອງພະນັກງານ, ທັງການປະກອບສ່ວນໃນທາງບວກແລະຄວາມລົ້ມເຫຼວຂອງການປະຕິບັດ ພວກເຂົາຕ້ອງໄດ້ເອກະສານຢ່າງແທ້ຈິງວ່າພະນັກງານໄດ້ເຮັດຫຍັງແລະເວົ້າແລະສິ່ງທີ່ຜູ້ຈັດການໄດ້ເຮັດແລະເວົ້າໃນການຕອບຕໍ່ການປະຊຸມຫລືການສົນທະນາ.
ທ່ານຈໍາເປັນຕ້ອງເປັນເອກະສານຂໍ້ຕົກລົງໃດໆທີ່ໄດ້ເຮັດໃນໄລຍະການສົນທະນາ, ກໍານົດເປົ້າຫມາຍ , ການປັບປຸງທີ່ຕ້ອງການແລະຄາດວ່າ, ແລະກໍານົດເວລາສໍາລັບການປັບປຸງ.
ເອກະສານຄວນມີຄໍາຫມັ້ນສັນຍາທີ່ຜູ້ຈັດການເຮັດເພື່ອຊ່ວຍໃຫ້ພະນັກງານ.
ວິທີການຂຽນເອກະສານ
ເອກະສານຄວນໄດ້ຮັບການລາຍລັກອັກສອນໃນໄລຍະຫຼືທັນທີຫຼັງຈາກກອງປະຊຸມຫຼືການສົນທະນາກັບພະນັກງານ. ໃນເວລາທີ່ທ່ານບໍ່ຄວນຂຽນລາຍລັກອັກສອນການສົນທະນາໃນມື້ທີ່ມັນເກີດຂຶ້ນຈິງ. ລໍຖ້າຈົນກ່ວາຕໍ່ມາຜົນກະທົບຕໍ່ຄຸນນະພາບຂອງເອກະສານເນື່ອງຈາກວ່າມັນແມ່ນອີງໃສ່ຄວາມຈໍາ.
ຫນຶ່ງໃນຜູ້ຈັດການຄວາມຜິດພາດທີ່ຮ້າຍແຮງທີ່ສຸດກໍ່ຄືການເຊື່ອຖືວ່າພວກເຂົາສາມາດສ້າງປະຫວັດສາດທີ່ປຶກສາພະນັກງານເປັນຈໍາເປັນ. ບໍ່ມີບຸກຄົນທີ່ມີບຸກຄົນທີ່ມີປະສົບການກ່ຽວກັບເອກະສານທີ່ຖືກຕ້ອງແລະທັນເວລາຖືກຫລອກລວງໂດຍບັນທຶກການສ້າງໃຫມ່. ຜູ້ຈັດການທີ່ສ້າງໃຫມ່ຈາກຄວາມຊົງຈໍາຈະເຮັດໃຫ້ຄວາມສ່ຽງທີ່ບໍ່ຈໍາເປັນແລະບໍ່ຍອມຮັບກັບບໍລິສັດຂອງພວກເຂົາເພາະວ່າປະຫວັດຄວາມເປັນມາກໍ່ຈະບໍ່ມີຄວາມເປັນໄປໄດ້.
ທ່ານຕ້ອງການເອກະສານຂອງທ່ານທີ່ຈະປາກົດເປັນມືອາຊີບ, ຖືກຕ້ອງແລະຖືກຈັດຕັ້ງ. ຂຽນເອກະສານທີ່ທ່ານກໍາລັງເວົ້າກ່ຽວກັບປະຫວັດສາດກັບພາກສ່ວນທີສາມ. ທ່ານບໍ່ເຄີຍຮູ້ຈັກຜູ້ທີ່ຈະອ່ານເອກະສານຂອງທ່ານໃນມື້ຫນຶ່ງ, ດັ່ງນັ້ນໃຫ້ແນ່ໃຈວ່າມັນສະທ້ອນເຖິງຄວາມເປັນມືອາຊີບຂອງທ່ານ. (ກັບຄືນໄປບ່ອນຂອງຜ້າເຊັດໂຕ, ຊອງຈົດຫມາຍຫຼືຫນັງຫນຽວບໍ່ມີຄຸນສົມບັດເປັນເອກະສານທີ່ເປັນມືອາຊີບ.)
ເອກະສານຂອງທ່ານຄວນໄປຫາຜູ້ຈັດການໃຫມ່ຂອງພະນັກງານຖ້າພະນັກງານໄດ້ຮັບວຽກໃຫມ່ - ຫຼືທ່ານເຮັດໃນອົງກອນຂອງທ່ານ.
ສໍາລັບຄວາມຈໍາຂອງທ່ານແລະແຈ້ງໃຫ້ຜູ້ຈັດການໃຫມ່ຂອງພະນັກງານ, ທ່ານຈໍາເປັນຕ້ອງໃສ່ຊື່ແລະຊື່ຂອງພະນັກງານ, ຊື່ແລະຫົວຂໍ້ຂອງທ່ານ, ແລະວັນຄົບເຕັມຂອງແຕ່ລະເອກະສານ.
ຂຽນເອກະສານທີ່ເປັນຄວາມຈິງ, ຍຸຕິທໍາ, ກົດຫມາຍ, ຈຸດປະສົງ, ຄົບຖ້ວນແລະສອດຄ່ອງ. ການຫຼີກເວັ້ນຄວາມຄິດເຫັນ (Mike ແມ່ນຜິດປົກກະຕິ, Alice ແມ່ນ lazy, Tom ໄດ້ນອນຢູ່ກັບຂ້າພະເຈົ້າ), ຊື່ການໂທຫາ, ບັນນາທິການ (John ແມ່ນ jerk ເປັນ. Mark ມີບັນຫາກ່ຽວກັບທັດສະນະ.), ແລະການຕິດສະຫຼາກ (Mary ແມ່ນ irresponsible. ຜູ້ຫຼິ້ນ.).
ຫຼີກເວັ້ນການພະຍາຍາມຕີຄວາມປະພຶດຂອງພະນັກງານ. (Marsha ບໍ່ຕ້ອງການການແຕ່ງງານນີ້ Paula ເບິ່ງຄືວ່າຢູ່ໃນຫົວຂອງນາງ.) ຫຼຸດຜ່ອນການນໍາໃຊ້ຄໍາສັບຕ່າງໆທີ່ເປັນຄໍາປະໂຫຍກເຊັ່ນ adjectives ແລະ adverbs (ຊ້າໆ, sloppily, ບໍ່ພໍໃຈ, ໃຈເຢັນ, rude). ສະແດງພຶດຕິກໍາແລະການກະທໍາຂອງພະນັກງານ, ບໍ່ແມ່ນຄວາມຄິດເຫັນຫຼືການຕີຄວາມຂອງມັນ.
ໃນເອກະສານ, ສິ່ງທີ່ຈໍາເປັນແມ່ນບັນທຶກທີ່ຖືກຕ້ອງຂອງການສົນທະນາ. ຕິດຕາມຂໍ້ເທັດຈິງແລະຂຽນລົງສິ່ງທີ່ທ່ານເວົ້າແລະສິ່ງທີ່ພະນັກງານເວົ້າ. ໃຫ້ແນ່ໃຈວ່າເອກະສານຂອງທ່ານແມ່ນບໍ່ໄດ້ແຈ້ງແລະມັນໄດ້ຮັບຂໍ້ເທັດຈິງ. (ໃນສະຖານະການທາງກົດຫມາຍທີ່ມີທ່າແຮງໃດໆ, ຄວາມຜິດພາດໃນເຫດການທີ່ບັນທຶກໄວ້ເປັນຂໍ້ສົງໄສທັງຫມົດຂອງຂໍ້ມູນ.)
ສຸດທ້າຍ, ເອກະສານຂໍ້ຕົກລົງ, ຄໍາຫມັ້ນສັນຍາ, ໄລຍະເວລາ, ການປັບປຸງທີ່ຈໍາເປັນ, ຈຸດກວດສອບ, ແລະລາຍລະອຽດອື່ນໆທີ່ອາດຈະລຸດລົງຈາກຄວາມຊົງຈໍາ. ໃຫ້ແນ່ໃຈວ່າທ່ານກໍານົດວັນທີແລະເວລາສໍາລັບກໍານົດເວລາແລະວັນຄົບກໍານົດເພື່ອວ່າການເຂົ້າໃຈຜິດຈະບໍ່ເກີດຂື້ນ.
ຮູ້ຫຼັກການເອກະສານຂອງພະແນກຊັບພະຍາກອນມະນຸດຂອງທ່ານ, ເຊິ່ງຈະບອກທ່ານວ່າເອກະສານທີ່ຕ້ອງການຈັດວາງໃນບັນດາ ພະນັກງານຂອງພະນັກງານ .
ບ່ອນທີ່ເກັບຮັກສາເອກະສານພະນັກງານ
ນັບຕັ້ງແຕ່ເອກະສານກ່ຽວກັບພະນັກງານແມ່ນເປັນຄວາມລັບແລະເປັນສ່ວນຕົວຂອງພະນັກງານ, ທ່ານຈໍາເປັນຕ້ອງເບິ່ງແຍງວ່າເອກະສານໃດໆຈະເປັນຄວາມລັບແກ່ຜູ້ຈັດການ, HR ແລະຜູ້ຈັດການຕໍ່ໄປຂອງພະນັກງານ. ດັ່ງນັ້ນ, ການວາງເອກະສານກ່ຽວກັບການຂັບລົດຄອມພິວເຕີທີ່ໃຊ້ຮ່ວມກັນບໍ່ໄດ້ຖືກແນະນໍາ. ເອກະສານທີ່ຂຽນດ້ວຍມືແລະເອກະສານຜູ້ຈັດການພິມອອກຖືກເກັບໄວ້ໃນບ່ອນເກັບຮັກສາທີ່ຖືກລັອກ.
ຖ້າທ່ານປະຕິບັດຕາມຄໍາແນະນໍາເຫຼົ່ານີ້, ເມື່ອທ່ານໄປຫາ HR ເພື່ອຂໍຄວາມຊ່ວຍເຫຼືອໃນການຕັດສິນ, ຈົບລົງ, ຫຼື ໂອນພະນັກງານ ໄປເຮັດວຽກ ທີ່ເຫມາະສົມທີ່ດີກວ່າ , HR ຈະຊ່ວຍທ່ານແກ້ໄຂບັນຫາຫຼືປັບປຸງສະຖານະການ. ໃນເວລາທີ່ HR ບອກທ່ານໃຫ້ເອກະສານ, ເອກະສານ, ເອກະສານຫຼືພວກເຂົາເຈົ້າບໍ່ສາມາດຊ່ວຍທ່ານ, ທ່ານຈະມີພື້ນຖານທັງຫມົດຂອງທ່ານຖືກປົກຄຸມ.
ການປະຕິເສດ: ກະລຸນາສັງເກດວ່າຂໍ້ມູນທີ່ສະຫນອງໃນຂະນະທີ່ມີອໍານາດ, ບໍ່ມີການຮັບປະກັນສໍາລັບຄວາມຖືກຕ້ອງແລະກົດຫມາຍ. ເວັບໄຊດັ່ງກ່າວໄດ້ຖືກອ່ານໂດຍຜູ້ຊົມທົ່ວໂລກແລະ ກົດຫມາຍການຈ້າງງານ ແລະລະບຽບການຕ່າງໆແຕກຕ່າງກັນຈາກລັດໄປຫາລັດແລະປະເທດຊາດ. ກະລຸນາຊອກຫາການຊ່ວຍເຫຼືອທາງດ້ານກົດຫມາຍຫຼືການຊ່ວຍເຫຼືອຈາກລັດຖະບານລັດ, ລັດຖະບານກາງຫຼືສາກົນ, ເພື່ອໃຫ້ແນ່ໃຈວ່າການຕີຄວາມແລະການຕັດສິນທາງດ້ານກົດຫມາຍຂອງທ່ານແມ່ນຖືກຕ້ອງສໍາລັບສະຖານທີ່ຂອງທ່ານ. ຂໍ້ມູນນີ້ແມ່ນສໍາລັບຄໍາແນະນໍາ, ແນວຄວາມຄິດ, ແລະການຊ່ວຍເຫຼືອ.