ການກະກຽມຂອງທ່ານກໍານົດວ່າທ່ານຈະບັນລຸເປົ້າຫມາຍທີ່ທ່ານປາຖະຫນາ
ໃນການປະສົມປະສານກັບບົດບັນທຶກ ກອງປະຊຸມ , ເອກະສານ ທີ່ຜູ້ເຂົ້າຮ່ວມໄດ້ຮັບຫຼັງຈາກກອງປະຊຸມ, ວາລະກອງປະຊຸມແມ່ນແຜນການສໍາລັບກອງປະຊຸມແລະການຕິດຕາມສໍາລັບກອງປະຊຸມທີ່ຜ່ານມາ.
ໃນເວລາທີ່ທ່ານພັດທະນາວາລະສານສໍາລັບກອງປະຊຸມທີ່ບໍ່ໄດ້ກໍານົດເປັນປົກກະຕິ, ຂັ້ນຕອນດັ່ງຕໍ່ໄປນີ້ຈະຊ່ວຍທ່ານໄດ້. ຫຼັງຈາກນັ້ນໃນບົດຄວາມນີ້, ທ່ານຈະເຫັນແບບແຜນການປະຊຸມສໍາລັບການປະຊຸມຕາມກໍານົດເວລາເປັນປົກກະຕິ. ສອງປະເພດຂອງກອງປະຊຸມມີສ່ວນຮ່ວມໃນກອງປະຊຸມທີ່ຄ້າຍຄືກັນແຕ່ບໍ່ແມ່ນແທ້ໆ.
ການພັດທະນາກອງປະຊຸມກອງປະຊຸມ
ຫນ້າທໍາອິດ, ກໍານົດວ່າພະນັກງານອື່ນໆແມ່ນຈໍາເປັນເພື່ອຊ່ວຍໃຫ້ທ່ານວາງແຜນການປະຊຸມໄດ້. ຫຼັງຈາກນັ້ນ, ຕັດສິນໃຈວ່າທ່ານຫວັງຈະເຮັດຫຍັງໂດຍການຖືກອງປະຊຸມ. ສ້າງ ເປົ້າຫມາຍທີ່ສາມາດເຮັດໄດ້ສໍາລັບກອງປະຊຸມຂອງທ່ານ . ເປົ້າຫມາຍທີ່ທ່ານກໍານົດຈະສ້າງກອບສໍາລັບ ແຜນການປະຊຸມທີ່ມີປະສິດທິພາບ . ເຮັດໃຫ້ແນ່ໃຈວ່າທ່ານຍັງບໍ່ໄດ້ວາງແຜນທີ່ຈະໄດ້ຮັບຜົນປະໂຫຍດຢ່າງເຫມາະສົມພາຍໃນເວລາຂອງກອງປະຊຸມຂອງທ່ານ.
ໃນຖານະເປັນ Stephen Covey ເວົ້າວ່າໃນ "ເຈັດນິໄສຂອງປະຊາທິປະໄຕທີ່ມີປະສິດທິພາບສູງ", "ເລີ່ມຕົ້ນດ້ວຍຈຸດຈົບໃນໃຈ." ຈຸດປະສົງຂອງກອງປະຊຸມຂອງທ່ານຈະກໍານົດຈຸດປະສົງກອງປະຊຸມ, ກອງປະຊຸມກອງປະຊຸມແລະຜູ້ເຂົ້າຮ່ວມກອງປະຊຸມ.
ການສ້າງກອງປະຊຸມແມ່ນກໍາລັງວາງແຜນສໍາລັບກອງປະຊຸມ.
ທ່ານເລີ່ມຕົ້ນດ້ວຍເປົ້າຫມາຍຕົ້ນຕໍຫຼືຈຸດປະສົງທີ່ທ່ານກໍາລັງພະຍາຍາມບັນລຸໂດຍການຈັດກອງປະຊຸມ. ເມື່ອທ່ານຕັດສິນໃຈກ່ຽວກັບເປົ້າຫມາຍຂອງທ່ານ, ທ່ານຈໍາເປັນຕ້ອງກໍານົດວ່າທ່ານຕ້ອງການການຊ່ວຍເຫຼືອຂອງພະນັກງານເພີ່ມເຕີມເພື່ອວາງແຜນການປະຊຸມຂອງທ່ານ. ຖ້າມີ, ເຊີນພວກເຂົາເຂົ້າຮ່ວມທ່ານໃນການປະຊຸມກອງປະຊຸມໂດຍປົກກະຕິໂດຍທາງອີເມວຫຼືຂໍ້ຄວາມເພື່ອບໍ່ໃຫ້ສ້າງຄວາມຕ້ອງການສໍາລັບການປະຊຸມເພີ່ມເຕີມ.
ການຕັດສິນໃຈທີ່ຈະເຮັດໃນເວລາທີ່ທ່ານພັດທະນາວາລະສານກອງປະຊຸມຂອງທ່ານ
ຫຼັງຈາກກໍານົດເປົ້າຫມາຍໂດຍລວມຂອງທ່ານ, ທ່ານຫຼືທີມງານຂອງທ່ານ, ທ່ານຈໍາເປັນຕ້ອງຕັດສິນໃຈຕໍ່ໄປນີ້. ນອກຈາກຈຸດປະສົງຫຼືຈຸດປະສົງຂອງກອງປະຊຸມ, ແຕ່ລະລາຍການເຫຼົ່ານີ້ຈະປາກົດຢູ່ໃນກອງປະຊຸມກອງປະຊຸມ.
- ຜູ້ເຂົ້າຮ່ວມຈໍາເປັນສໍາລັບກອງປະຊຸມທີ່ແທ້ຈິງ,
- ລາຍການທີ່ຕ້ອງການການສົນທະນາຫຼືການປະຕິບັດທີ່ຈະນໍາໄປສູ່ການບັນລຸເປົ້າຫມາຍຫຼືຈຸດປະສົງ,
- ຈໍານວນເວລາທີ່ທ່ານຄາດວ່າກຸ່ມຈະຕ້ອງການສໍາລັບການສົນທະນາຂອງແຕ່ລະລາຍການ,
- ວັນທີແລະເວລາສໍາລັບກອງປະຊຸມ,
- ສະຖານທີ່ເຫມາະສົມ, ເຊິ່ງຈະຖືຜູ້ເຂົ້າຮ່ວມທັງຫມົດທີ່ສະດວກສະບາຍ, ສໍາລັບກອງປະຊຸມ,
- ການເຮັດວຽກລ່ວງຫນ້າສໍາລັບກອງປະຊຸມ. ນີ້ຈະປະກອບມີການອ່ານ, ເອກະສານ , ຂໍ້ມູນ, ບົດລາຍງານການປະຊຸມຈາກກອງປະຊຸມກ່ອນຫຼືການກະກຽມອື່ນໆທີ່ຈະເຮັດໃຫ້ການປະຊຸມຂອງທ່ານປະສົບຜົນສໍາເລັດ. ການກະກຽມດັ່ງກ່າວຄວນໄດ້ຮັບການຕິດຕໍ່ກັບຫນັງສືແຈ້ງການຂອງກອງປະຊຸມແລະກອງປະຊຸມໃນເວລາທີ່ທ່ານແຈກຢາຍໃຫ້ຜູ້ເຂົ້າຮ່ວມເຊີນ.
ນອກເຫນືອໄປຈາກລາຍການຄໍາຕັດສິນຂ້າງເທິງ, ລາຍການວາລະປະຊຸມມາດຕະຖານຄວນປະກອບມີ:
- ທົບທວນຈຸດປະສົງ, ກອງປະຊຸມແລະຜົນໄດ້ຮັບທີ່ຄາດຫວັງແລະຜະລິດຕະພັນ.
- ທົບທວນບົດລາຍງານຂອງກອງປະຊຸມທີ່ຜ່ານມາ.
- ທົບທວນຄວາມຄືບຫນ້າຂອງຜູ້ເຂົ້າຮ່ວມກ່ຽວກັບຄໍາຫມັ້ນສັນຍາແລະລາຍການປະຕິບັດທີ່ໄດ້ຈັດຂື້ນໃນກອງປະຊຸມກ່ອນ.
- ຜູ້ບັນທຶກຫຼື ຫົວຫນ້າ ຕ້ອງໄດ້ທົບທວນຄືນຄໍາຫມັ້ນສັນຍາຂອງຜູ້ເຂົ້າຮ່ວມໃນກອງປະຊຸມປະຈຸບັນເປັນລາຍການວາລະປະຊຸມສຸດທ້າຍ.
ຕັດສິນໃຈຜູ້ທີ່ຕ້ອງເຂົ້າຮ່ວມການປະຕິບັດຕາມກອງປະຊຸມຂອງທ່ານ
ເມື່ອທ່ານຕັດສິນໃຈວ່າກອງປະຊຸມເປັນສິ່ງຈໍາເປັນເພື່ອບັນລຸເປົ້າຫມາຍຂອງທ່ານ, ທ່ານຈໍາເປັນຕ້ອງພັດທະນາບັນດາຜູ້ເຂົ້າຮ່ວມ.
ບໍ່ແມ່ນພະນັກງານທຸກຄົນສາມາດເຂົ້າຮ່ວມຫຼືເຂົ້າຮ່ວມໃນກອງປະຊຸມທຸກໆຄັ້ງ, ແຕ່ການເຊື້ອເຊີນຜູ້ເຂົ້າຮ່ວມທີ່ຖືກຕ້ອງຈະເສີມຂະຫຍາຍຄວາມສໍາເລັດຂອງທ່ານ.
ວິທີການກໍານົດຜູ້ເຂົ້າຮ່ວມທີ່ຈໍາເປັນຕ້ອງປະຕິບັດຕາມກອງປະຊຸມຂອງທ່ານ
ກໍານົດຜູ້ເຂົ້າຮ່ວມຂອງທ່ານສໍາລັບກອງປະຊຸມຄັ້ງຫນຶ່ງຫຼືສັ້ນໆຂອງກອງປະຊຸມຫຼືສໍາລັບກອງປະຊຸມຕາມກໍານົດເວລາຫຼືເປັນປະຈໍາຢ່າງເປັນປົກກະຕິໂດຍຖາມຕົວທ່ານເອງເຊັ່ນ: ດັ່ງຕໍ່ໄປນີ້.
- ຜູ້ທີ່ຕ້ອງເປັນເຈົ້າຂອງການແກ້ໄຂກຸ່ມທີ່ພັດທະນາ?
- ໃຜເປັນເຈົ້າຂອງຂະບວນການທີ່ກຸ່ມສົນທະນາ?
- ຜູ້ທີ່ຕ້ອງການຮູ້ຂໍ້ມູນທີ່ທ່ານກໍາລັງແຈກຢາຍ?
- ໃຜສາມາດສະຫນອງຂໍ້ມູນແລະຂໍ້ເທັດຈິງເພື່ອນໍາໄປສູ່ການຕັດສິນໃຈ?
- ໃຜມີປະສົບການຫລືມີຄວາມຊໍານານໃນການແບ່ງປັນກັບກຸ່ມ?
- ຜູ້ທີ່ຕ້ອງສະຫນັບສະຫນູນການຈັດຕັ້ງປະຕິບັດການແກ້ໄຂຫລືວຽກງານໃດຫນຶ່ງ?
- ຜູ້ທີ່ຕ້ອງໄດ້ອະນຸຍາດຫຼືຊັບພະຍາກອນເພື່ອບັນລຸຜົນໄດ້ຮັບໃນການປະຊຸມ?
- ຜູ້ໃດອາດຈະຕໍ່ຕ້ານການຈັດຕັ້ງປະຕິບັດການແກ້ໄຂຫຼືທິດທາງຕ່າງໆ?
ທ່ານຈໍາເປັນຕ້ອງມີກອງປະຊຸມກອງປະຊຸມສໍາລັບກອງປະຊຸມທີ່ກໍານົດເວລາປະຈໍາ?
ທຸກໆກອງປະຊຸມບໍ່ຕ້ອງການບົດບັນທຶກການພັດທະນາຕາມກໍານົດເອງ. ພະນັກງານສ່ວນໃຫຍ່ໄດ້ຈັດກອງປະຊຸມຕາມກໍານົດເວລາເປັນປົກກະຕິສໍາລັບພະແນກຫຼືກຸ່ມເຮັດວຽກຂອງເຂົາເຈົ້າ. ທ່ານຍັງມີທີມງານແລະໂຄງການທີ່ທ່ານເຂົ້າຮ່ວມ.
ໂຄງການທີ່ດໍາເນີນການຢ່າງຕໍ່ເນື່ອງອາດຈະບໍ່ຕ້ອງມີກອງປະຊຸມທີ່ມີການພັດທະນາໃຫມ່ສໍາລັບແຕ່ລະກອງປະຊຸມ, ແຕ່ທີມງານຂອງທ່ານຈະໄດ້ຮັບການຮັບໃຊ້ຢ່າງດີໂດຍການນໍາໃຊ້ວິທີການມາດຕະຖານໃນກອງປະຊຸມຂອງທ່ານ.
ກອງປະຊຸມພະນັກງານທີ່ຖືກກໍານົດເປັນປົກກະຕິແມ່ນແບ່ງອອກເປັນ 3 ສ່ວນເຊິ່ງແຕ່ລະບັນຊີລາຍການປະຈໍາມາດຕະຖານ: ລາຍການຂ່າວ, ລາຍການປະຕິບັດງານແລະແຜນການຕໍ່ຫນ້າ.
ອົງປະກອບຂອງກອງປະຊຸມກອງປະຊຸມສໍາລັບກອງປະຊຸມທີ່ກໍານົດໄວ້ຕາມປົກກະຕິ
ຂໍ້ມູນຂ່າວສານ
ຂຽນບົດບັນຍັດໃດໆທີ່ເປັນຂໍ້ມູນສໍາລັບທຸກໆກອງປະຊຸມ. ຕົວຢ່າງເຊັ່ນຜູ້ຈັດການປັບປຸງກຸ່ມກ່ຽວກັບຜົນໄດ້ຮັບຂອງກອງປະຊຸມຜູ້ບໍລິຫານຂັ້ນສູງ.
ລາຍການປະຕິບັດງານ
ຈັດວາງໃນກອງປະຊຸມລາຍການໃດໆທີ່ທ່ານຄາດຫວັງວ່າກຸ່ມຈະຕ້ອງໄດ້ທົບທວນຄືນໃນກອງປະຊຸມທີ່ກໍານົດໄວ້ຕາມປົກກະຕິ. ຕົວຢ່າງ: ການປະຕິບັດວຽກງານງົບປະມານສໍາລັບໄລຍະເວລາແລະກໍານົດການປະຢັດຄ່າໃຊ້ຈ່າຍແລະການປັບປຸງຢ່າງຕໍ່ເນື່ອງທີ່ກຸ່ມວາງແຜນຈະບັນລຸ.
ການວາງແຜນການຕໍ່ຫນ້າ
ຈັດວາງໃນກອງປະຊຸມລາຍການໃດໆທີ່ກຸ່ມຕ້ອງການວາງແຜນຫຼືກະກຽມລ່ວງຫນ້າ. ຕົວຢ່າງ: ເປົ້າຫມາຍໃນໄລຍະສັ້ນໃນເດືອນຖັດໄປຫຼືຄວາມຕ້ອງການສໍາລັບການຊ່ວຍເຫຼືອຮ່ວມກັນໃນວຽກທີ່ກໍານົດໄວ້.
ຖ້າທ່ານປະຕິບັດຕາມຄໍາແນະນໍາເຫລົ່ານີ້ໃນເວລາທີ່ທ່ານພັດທະນາວາລະປະຊຸມຂອງທ່ານ, ທ່ານຈະເພີ່ມໂອກາດທີ່ກອງປະຊຸມຂອງທ່ານຈະມີຜົນໄດ້ຮັບ.
ກອງປະຊຸມຕົວຢ່າງກອງປະຊຸມສໍາລັບກອງປະຊຸມທີ່ກໍານົດໄວ້ຕາມປົກກະຕິ
ໃຊ້ວາລະສານຕົວຢ່າງນີ້ສໍາລັບການປະຊຸມຕາມກໍານົດເວລາເພື່ອຮັບປະກັນວ່າກອງປະຊຸມຂອງທ່ານຜະລິດຜົນທີ່ທ່ານຊອກຫາ.
- ອົບອຸ່ນແລະຊົມເຊີຍ. ພິຈາລະນາ ກ້ອນຂີ້ເຫຍື້ອ ສັ້ນໂດຍອີງໃສ່ວິທີທີ່ພົບເລື້ອຍໆກຸ່ມພົບ.
- ທົບທວນຈຸດປະສົງ, ກອງປະຊຸມແລະຜົນໄດ້ຮັບທີ່ຄາດຫວັງແລະຜະລິດຕະພັນ.
- ທົບທວນບົດລາຍງານຂອງກອງປະຊຸມທີ່ຜ່ານມາ.
- ໃຫ້ຂໍ້ມູນຂອງພະແນກແລະບໍລິສັດທີ່ເຫມາະສົມທີ່ຕ້ອງການທີມງານ.
- ທົບທວນຄວາມຄືບຫນ້າກ່ຽວກັບລາຍການປະຕິບັດ, ແຜນການປະຕິບັດ, ແລະຄໍາຫມັ້ນສັນຍາ. ທົບທວນຄວາມຄືບຫນ້າຂອງກຸ່ມກ່ຽວກັບເປົ້າຫມາຍ.
- ປຶກສາຫາລືແລະເຮັດການຕັດສິນໃຈກ່ຽວກັບລາຍການວາລະຂອງກອງປະຊຸມນີ້.
- ກໍານົດຂັ້ນຕອນຕໍ່ໄປ.
- ກໍານົດຈຸດປະສົງ, ຜົນໄດ້ຮັບ, ແລະກອງປະຊຸມສໍາລັບກອງປະຊຸມຕໍ່ໄປ.
- ໃນຕອນທ້າຍຂອງກອງປະຊຸມຜູ້ບັນທຶກຄວນທົບທວນຄືນຄໍາຫມັ້ນສັນຍາຂອງປະຊາຊົນໃນລະຫວ່າງກອງປະຊຸມ.
- ກໍານົດການຊ່ວຍເຫຼືອໃດໆທີ່ຈໍາເປັນຈາກຜູ້ທີ່ບໍ່ຢູ່ໃນກຸ່ມແລະໃຫ້ຜູ້ເຂົ້າຮ່ວມຕິດຕໍ່ພົວພັນ.
- ກໍານົດຜູ້ທີ່ຢູ່ນອກຜູ້ເຂົ້າຮ່ວມກອງປະຊຸມຕ້ອງຮູ້ສິ່ງທີ່ແລະຕັດສິນໃຈວ່າທ່ານຈະເຮັດຫຍັງໃນການສື່ສານ.
- ສົ່ງບົດລາຍງານພາຍໃນ 24 ຊົ່ວໂມງຂອງກອງປະຊຸມຫຼືທັນທີຖ້າຜູ້ເກັບຂໍ້ມູນໄດ້ເອົາເອກະສານເອກະສານເອກະສານ (ມາດຕະຖານ).
ເພີ່ມເຕີມທີ່ກ່ຽວຂ້ອງກັບການຈັດກອງປະຊຸມປະສິດທິຜົນ