ວິທີການ (ແລະເປັນຫຍັງ) ການບັນທຶກກອງປະຊຸມຂໍ້ມູນ
ນາທີໂດຍປົກກະຕິແລ້ວປະກອບມີ:
- ຊື່ຂອງຜູ້ເຂົ້າຮ່ວມ,
- ລາຍການກອງປະຊຸມໄດ້ກວມເອົາ ,
- ການຕັດສິນໃຈຂອງຜູ້ເຂົ້າຮ່ວມ,
- ການປະຕິບັດຕາມຄໍາຫມັ້ນສັນຍາຂອງຜູ້ເຂົ້າຮ່ວມ,
- ວັນຄົບກໍານົດສໍາລັບການປະຕິບັດຄໍາຫມັ້ນສັນຍາ, ແລະ
- ກິດຈະກໍາອື່ນໆຫຼືການສົນທະນາທີ່ມີຄຸນຄ່າສໍາລັບການທົບທວນໃນອະນາຄົດຫຼືປະຫວັດສາດ.
ບົດບັນທຶກກອງປະຊຸມທີ່ສົມເຫດສົມຜົນແມ່ນສຸມໃສ່ການຕັດສິນໃຈໃນການປະຊຸມແລະຄໍາຫມັ້ນສັນຍາຂອງຜູ້ເຂົ້າຮ່ວມ. ຄໍາຫມັ້ນສັນຍາແມ່ນປະກອບດ້ວຍວັນທີຄົບກໍານົດແລະຂໍ້ມູນອື່ນໆທີ່ຈໍາເປັນສໍາລັບ ຄວາມເຂົ້າໃຈຮ່ວມກັນ ໂດຍຜູ້ເຂົ້າຮ່ວມປະຊຸມ.
ກອງປະຊຸມເວລາປະຊຸມເປັນເອກະສານປະຫວັດສາດ
ໃນຖານະເປັນເອກະສານປະຫວັດສາດ, ພວກເຂົາຍັງມີປະໂຫຍດສໍາລັບການບັນທຶກຄວາມຄິດທີ່ສໍາຄັນຫຼືການສົນທະນາທີ່ເຮັດໃຫ້ການຕັດສິນໃຈ. ຕົວຢ່າງເຊັ່ນຄໍາຕອບຕໍ່ມາໃນເວລາທີ່ສະມາຊິກທີມເວົ້າວ່າ, "ສິ່ງທີ່ເຮົາເຄີຍຄິດເມື່ອພວກເຮົາເລືອກເປົ້າຫມາຍນີ້."
ນາທີກອງປະຊຸມທີ່ມີປະສິດທິພາບຈັດວາງທາງເລືອກຫ້າທາງທີ່ທີມໄດ້ປຶກສາຫາລືແລະເຫດຜົນທີ່ສໍາຄັນທີ່ຫນຶ່ງໄດ້ຖືກຄັດເລືອກຜ່ານເສັ້ນທາງອື່ນໆ.
ນາທີປະຊຸມທີ່ມີປະສິດທິພາບສໍາລັບກອງປະຊຸມທຸລະກິດແບບປົກກະຕິບໍ່ຈໍາເປັນຕ້ອງໄດ້ບັນທຶກທຸກການສົນທະນາ.
ພວກເຂົາເຈົ້າຍັງບໍ່ຈໍາເປັນຕ້ອງ, ແລະຄວນຈະບໍ່, ບອກຜູ້ທີ່ເວົ້າວ່າສິ່ງທີ່. ບໍ່ວ່າ, ພວກເຂົາຄວນຈະເປັນເອກະສານສິ່ງທີ່ຜູ້ເຂົ້າຮ່ວມທຸກຄົນກ່າວຢ່າງລະອຽດ. ໃນຕົວຢ່າງໃຫ້, ຜູ້ບັນທຶກບັນທຶກປະສິດຕິຜົນສັງລວມການສົນທະນາແທນທີ່ຈະຂຽນລົງທຸກຄໍາ.
(ຮັບຮູ້ວ່າກົດລະບຽບນີ້ແມ່ນແຕກຕ່າງກັນສໍາລັບປະເພດການປະຊຸມອື່ນໆໃນສະຖານະການເຊັ່ນການດໍາເນີນການທາງດ້ານກົດຫມາຍ, ການໄຕ່ສວນຂອງສານ, ແລະອື່ນໆ.
ບັນດາລາຍການເຫຼົ່ານີ້ຕ້ອງມີການບັນທຶກແລະການລາຍງານຢ່າງແນ່ນອນ.) ແຕ່ກອງປະຊຸມບ່ອນເຮັດວຽກແບບປົກກະຕິຂອງທ່ານບໍ່ໄດ້.
ເວລາແລະວິທີການແບ່ງປັນລາຍງານການປະຊຸມ
ໂດຍສົມເຫດສົມຜົນ, ບົດບັນທຶກກອງປະຊຸມແມ່ນເຜີຍແຜ່ໃຫ້ຜູ້ເຂົ້າຮ່ວມປະຊຸມຜ່ານທາງເອເລັກໂຕຣນິກໃນຕອນທ້າຍຂອງກອງປະຊຸມ. ການເຮັດແບບນີ້, ຜູ້ເຂົ້າຮ່ວມໄດ້ສັງເກດທັນທີກ່ຽວກັບຄໍາຫມັ້ນສັນຍາແລະກໍານົດເວລາຂອງພວກເຂົາ. ຖ້າສິ່ງນີ້ບໍ່ສາມາດເຮັດໄດ້ (ຕົວຢ່າງ, ຜູ້ເກັບຂໍ້ມູນຕ້ອງການເຮັດຄວາມສະອາດຂໍ້ຜິດພາດ) ຜູ້ບັນທຶກຄວນຈະເຜີຍແຜ່ບົດບັນທຶກກອງປະຊຸມພາຍໃນ 24 ຊົ່ວໂມງຂອງກອງປະຊຸມ.
ບົດບັນທຶກດັ່ງກ່າວເປັນການເຕືອນຂອງສະມາຊິກທີມງານຄໍາຫມັ້ນສັນຍາທີ່ດໍາເນີນໃນກອງປະຊຸມ. ພວກເຂົາຊ່ວຍໃຫ້ຜູ້ເຂົ້າຮ່ວມປະຕິບັດຄໍາຫມັ້ນສັນຍາຂອງພວກເຂົາໃນການປະຕິທິນຂອງພວກເຂົາແລະເຮັດລາຍລາຍການ. ພວກເຂົາເປັນຕົວເຕືອນກ່ຽວກັບລາຍການໃດຫນຶ່ງທີ່ຕ້ອງເຂົ້າສູ່ຜູ້ເຂົ້າຮ່ວມກ່ອນກອງປະຊຸມຕໍ່ໄປ.
(ນີ້ສາມາດລົບລ້າງບັນຫາຫນຶ່ງໃນບັນຫາທີ່ສໍາຄັນທີ່ສຸດກັບກອງປະຊຸມໂດຍທົ່ວໄປ - ການເຜີຍແຜ່ຂໍ້ມູນໃນກອງປະຊຸມເພື່ອໃຫ້ຜູ້ເຂົ້າຮ່ວມໃຊ້ເວລາອ່ານການປະຊຸມແທນທີ່ຈະຕອບໂຕ້.) ຫຼັງຈາກນັ້ນທັງຫມົດ, ບໍ່ແມ່ນຈຸດປະສົງຂອງກອງປະຊຸມ? ສໍາລັບສິ່ງອື່ນ, ທ່ານມີເຄື່ອງມືເຊັ່ນອີເມວແລະ Yammer.
ທ່ານຕ້ອງການທົບທວນຄືນບົດທີຂອງກອງປະຊຸມຂອງທ່ານໃນຕອນເລີ່ມຕົ້ນຂອງກອງປະຊຸມຕໍ່ໄປເພື່ອໃຫ້ທຸກຄົນສາມາດກວດເບິ່ງພວກເຂົາສໍາລັບຄວາມຖືກຕ້ອງແລະຂັ້ນຕອນຕໍ່ໄປ.
ບົດບັນທຶກກອງປະຊຸມແມ່ນເປັນຜູ້ປະກອບສ່ວນທີ່ມີປະສິດທິພາບໃນການປະຊຸມທີ່ມີຄວາມສໍາເລັດໃນເວລາທີ່ບົດຂຽນຖືກຂຽນແລະແຈກຢາຍຢ່າງທັນເວລາ. ນີ້ແມ່ນຄວາມຈິງໂດຍສະເພາະເມື່ອທີມງານໄດ້ ສ້າງມາດຕະຖານທີ່ເຂັ້ມແຂງທີ່ສະຫນັບສະຫນູນຄວາມສໍາເລັດຂອງທຸລະກິດ .
ອົງການຈັດຕັ້ງວິທີການຈັດການປະຊຸມເວລາຂອງກອງປະຊຸມ?
ສິ່ງສໍາຄັນກັບຄວາມສໍາເລັດຂອງກອງປະຊຸມ , ຜູ້ບັນທຶກຫຼືຜູ້ບັນທຶກບັນທຶກກອງປະຊຸມສໍາລັບຜູ້ເຂົ້າຮ່ວມ, ປະຫວັດສາດ, ແລະພະນັກງານທີ່ຕ້ອງຮູ້ວ່າສິ່ງທີ່ເກີດຂື້ນໃນກອງປະຊຸມ. ໂດຍບໍ່ມີນາທີເຕັມເວລາກອງປະຊຸມ, ຄວາມຄາດຫວັງຂອງກອງປະຊຸມສໍາລັບຄວາມສໍາເລັດແມ່ນຫຼຸດລົງ.
ພະນັກງານທີ່ໃຊ້ເວລາປະຊຸມກອງປະຊຸມມັກຈະເປັນສະມາຊິກຂອງທີມແລະໃຊ້ເວລາໃນການເຂົ້າຮ່ວມໃນກອງປະຊຸມ. ໃນກອງປະຊຸມທີ່ມີກົດຫມາຍຫຼືລັດຖະບານທີ່ກ່ຽວຂ້ອງກັບການດໍາເນີນຄະດີ, ຄວາມຜິດພາດຫຼືຄວາມຕ້ອງການເຊັ່ນ: ການພິຈາລະນາ, ການປະຊຸມຄະນະກໍາມະການຄະນະກໍາມະການບໍລິສັດຫຼືເງິນຝາກ, ບຸກຄົນທີ່ບໍ່ເຂົ້າຮ່ວມຈະໄດ້ຮັບບົດບັນທຶກທາງການ.
ພະນັກງານທີ່ບັນທຶກລາຍລະອຽດຕ້ອງມີຫູເພື່ອລາຍລະອຽດເພື່ອບັນທຶກຢ່າງຖືກຕ້ອງ. ພະນັກງານຍັງຕ້ອງໄດ້ເຮັດວຽກຫຼາຍໆຢ່າງເພື່ອປະກອບສ່ວນເຂົ້າໃນກອງປະຊຸມໃນຂະນະທີ່ບັນທຶກລາຍລະອຽດ.
ໃນບາງກອງປະຊຸມ, ພະນັກງານດຽວກັນໃຊ້ເວລານາທີໃນທຸກໆກອງປະຊຸມ. ໃນຄົນອື່ນ, ພາລະບົດບາດຂອງຜູ້ນນາທີຜ່ານຈາກພະນັກງານໄປຫາພະນັກງານ. ເຊັ່ນດຽວກັນກັບ ຜູ້ນໍາໃນການປະຊຸມ , ບົດບາດຂອງຜູ້ສັງເກດການ ກໍ່ສ້າງຄວາມເປັນຜູ້ນໍາ , ການສື່ສານ ແລະທັກສະໃນການປະຊຸມທີ່ມີປະສິດທິຜົນ.
ຫມາຍຄວາມຕ້ອງການຂອງເວລາຂອງກອງປະຊຸມຫມາຍເຫດຫຍັງ?
ຂໍ້ກໍານົດສໍາລັບນັກບັນທຶກຫຼືນັກບັນທຶກຫມາຍເຫດປະກອບມີ:
- ບັນທຶກຢ່າງຖືກຕ້ອງກ່ຽວກັບການຕັດສິນໃຈ, ຄໍາຫມັ້ນສັນຍາແລະຈຸດສົນທະນາທີ່ສໍາຄັນໃນກອງປະຊຸມ.
- ບັນທຶກບັນດາລາຍການປະຕິບັດງານທີ່ປະຊຸມສະມາຊິກທີ່ຈະເຮັດພ້ອມກັບວັນຄົບກໍານົດທີ່ສະມາຊິກມຸ້ງຫມັ້ນໃນການສ້າງ. ລາຍການປະຕິບັດງານມີຊື່ທີ່ຕິດກັນ, ແຕ່ການສົນທະນາທົ່ວໄປບໍ່ໄດ້ບອກວ່າຜູ້ທີ່ເວົ້າວ່າໃນກອງປະຊຸມທີ່ເຮັດວຽກບໍ່ເປັນທາງການ.
- ທົບທວນຄືນການຕັດສິນໃຈທີ່ສໍາຄັນແລະການມອບຫມາຍຫຼືຄໍາຫມັ້ນສັນຍາແບບສະຫມັກໃຈແລະລາຍການປະຕິບັດໃນຕອນທ້າຍຂອງກອງປະຊຸມເພື່ອໃຫ້ຜູ້ເຂົ້າຮ່ວມສາມາດທົບທວນແລະຕົກລົງເຫັນດີກ່ຽວກັບເຫດການແລະຄໍາຫມັ້ນສັນຍາກ່ອນທີ່ຈະອອກຈາກກອງປະຊຸມ.
- ຜູ້ນໍາໃນກອງປະຊຸມອາດຂໍໃຫ້ນັກບັນທຶກຂໍ້ມູນທົບທວນການປຶກສາຫາລືໃນລະຫວ່າງການປະຊຸມ.
- ໃນກອງປະຊຸມຢ່າງຕໍ່ເນື່ອງ, ຜູ້ບັນທຶກຕ້ອງໃຊ້ເວລານາທີເພື່ອທົບທວນບົດບັນທຶກກອງປະຊຸມໃນຕອນເລີ່ມຕົ້ນຂອງກອງປະຊຸມຕໍ່ໄປ. ພະນັກງານທີ່ເຂົ້າຮ່ວມສາມາດເພີ່ມຫຼືແກ້ໄຂສິ່ງທີ່ພວກເຂົາບໍ່ເຫັນດ້ວຍໃນນາທີ.
- ການແຈກຢາຍສໍາເນົາຂອງບົດບັນທຶກກອງປະຊຸມພາຍໃນ 24 ຊົ່ວໂມງຂອງກອງປະຊຸມໄດ້ເປັນ ຄໍາແນະນໍາມາດຕະຖານຂອງຜູ້ອໍານວຍຄວາມສະດວກໃນກອງປະຊຸມ ສໍາລັບປີ. ແຕ່ໃນປັດຈຸບັນ, ເຄື່ອງບັນທຶກສຽງສ່ວນຫຼາຍອາດຈະໃຊ້ເວລານາທີໃນອຸປະກອນເອເລັກໂຕຣນິກເຊັ່ນ: ຄອມພິວເຕີ້ຫຼື iPad. ດັ່ງນັ້ນ, ຜູ້ເກັບຂໍ້ມູນຄວນຈະແຈກຢາຍບົດບັນທຶກການປະຊຸມຫຼັງຈາກການທົບທວນຄືນໄວຂອງການສະກົດ, ໄວຍາກອນ, ແລະຄວາມແຈ່ມແຈ້ງ - ເລື້ອຍໆຢູ່ຫຼືພາຍໃນນາທີຂອງກອງປະຊຸມ.
ຜູ້ບັນທຶກແມ່ນບົດບາດທີ່ກອງປະຊຸມຕ້ອງມີເພື່ອຮັບປະກັນວ່າຜົນໄດ້ຮັບຂອງກອງປະຊຸມແມ່ນໄດ້ຮັບການສື່ສານແລະປະຕິບັດຕາມໂດຍຜູ້ເຂົ້າຮ່ວມ. ໂດຍບໍ່ມີບັນທຶກ, ຜູ້ເຂົ້າຮ່ວມຕ້ອງອີງໃສ່ຄວາມຊົງຈໍາຂອງຜູ້ເຂົ້າຮ່ວມອື່ນໆ. ຮັບປະກັນ, ນີ້ບໍ່ແມ່ນແຜນການທີ່ດີ.
ເອກະສານບັນທຶກ ຂອງກອງປະຊຸມແມ່ນຈໍາເປັນສໍາລັບຄວາມສໍາເລັດຂອງກອງປະຊຸມ, ເຊັ່ນດຽວກັນກັບເອກະສານທີ່ຈໍາເປັນສໍາລັບການປັບປຸງການປະຕິບັດຂອງພະນັກງານ.