ຫົວຫນ້າ: ລະບຽບກົດຫມາຍຂອງລັດຖະບານແລະລະບຽບກົດຫມາຍຂອງລັດອາດແຕກຕ່າງກັນ
ນີ້ແມ່ນຄໍາແນະນໍາຂັ້ນພື້ນຖານສໍາລັບການເກັບຮັກສາບັນທຶກ HR. ຈົ່ງຈໍາໄວ້ວ່າກົດຫມາຍຂອງລັດອາດຈະແຕກຕ່າງຈາກຄໍາແນະນໍາເຫຼົ່ານີ້. ຖ້າກົດລະບຽບຂອງລັດແລະລະບຽບກົດຫມາຍຂອງລັດແມ່ນຢູ່ໃນຄວາມຂັດແຍ້ງ, ຕ້ອງຮັກສາບັນທຶກຕາມຄວາມຕ້ອງການໃດກໍ່ຕາມ.
ມັນດີກວ່າທີ່ຈະຮັກສາສິ່ງທີ່ຍາວເກີນກ່ວາບໍ່ດົນ.
ການຈ້າງບັນທຶກ: 1 ປີ
ທ່ານຈໍາເປັນຕ້ອງປະຢັດທຸກຄໍາຕອບ, ຄໍາຕອບສໍາພາດ, ຄໍາຮ້ອງສະຫມັກແລະລາຍການວຽກ, ແລະບັນທຶກການຊອກຫາຂອງທ່ານຜ່ານລະບົບຕິດຕາມຜູ້ສະຫມັກຂອງທ່ານສໍາລັບຫນຶ່ງປີຫລັງຈາກການຕັດສິນໃຈເຮັດວຽກ. ດັ່ງນັ້ນ, ຖ້າທ່ານສໍາພາດຜູ້ສະຫມັກ, ແລະຂະບວນການທັງຫມົດທີ່ຂັດຂວາງໃນສາມເດືອນ, ມັນບໍ່ແມ່ນຈົນກ່ວາ ການຕັດສິນໃຈຈ້າງຂັ້ນສຸດທ້າຍທີ່ເຮັດໃຫ້ ໂມງເລີ່ມຕົ້ນທີ່ ticking.
ທ່ານຈໍາເປັນຕ້ອງເຮັດແນວໃດ? ຖ້າໃຜເຄີຍຖາມການຕັດສິນໃຈຈ້າງຂອງທ່ານ, ທ່ານຈະຕ້ອງສະແດງໃຫ້ເຫັນວ່າທ່ານ ບໍ່ຈໍາແນກຜິດກົດຫມາຍໃນ ຮູບແບບ, ຮູບຮ່າງຫຼືແບບໃດ. ກົດຫມາຍເຊັ່ນ: ກົດຫມາຍ ອາເມລິກາທີ່ມີຄວາມພິການ , ຫົວຂໍ້ VII ແລະອື່ນໆຈໍານວນຫຼາຍ ຮຽກຮ້ອງໃຫ້ທ່ານສະແດງໃຫ້ເຫັນວ່າທ່ານກໍາລັງປະຕິບັດຕາມ. ການຮັກສາບັນທຶກເຫຼົ່ານີ້ຊ່ວຍໃຫ້ທ່ານເຮັດເຊັ່ນນີ້.
ບັນທຶກການທົດສອບຢາ: 1 ປີຫຼື 5 ປີສໍາລັບວຽກງານການຂົນສົ່ງ
ຖ້າ ທ່ານຕ້ອງການການທົດສອບຢາກ່ອນການຈ້າງງານ , ມັນເປັນສ່ວນຫນຶ່ງຂອງບັນທຶກການຈ້າງງານແລະທ່ານຄວນເກັບສໍາເນົາຜົນໄດ້ຮັບສໍາລັບຫນຶ່ງປີ.
ຖ້າທ່ານເຮັດການທົດສອບຢາເສບຕິດຕື່ມອີກ, ບໍ່ວ່າຈະເປັນເຫດການທີ່ເຮັດວຽກຫລືເປັນສ່ວນຫນຶ່ງຂອງການກວດສຸ່ມ, ທ່ານຍັງຕ້ອງຮັກສາບັນທຶກເຫຼົ່ານີ້ສໍາລັບຫນຶ່ງປີ. ຢ່າງໃດກໍ່ຕາມ, ຖ້າທ່ານຕ້ອງມີລະບຽບການຂອງການຂົນສົ່ງ, ຫຼັງຈາກນັ້ນເວລາຕໍາ່ສຸດທີ່ສໍາລັບບັນທຶກການທົດລອງຢາແມ່ນຫ້າປີ.
Payroll / Timecards, Etc .: 3 Years Minimum, 5 Years After Termination Recommended
ກົດຫມາຍຮຽກຮ້ອງໃຫ້ທ່ານຮັກສາບັນທຶກເຫຼົ່ານີ້ສໍາລັບສາມປີ, ແຕ່ວ່າການຮ້ອງຟ້ອງທີ່ຜ່ານມາຫມາຍຄວາມວ່າມັນຈະສະຫລາດສໍາລັບທ່ານເພື່ອຮັກສາພວກມັນອີກຕໍ່ໄປ.
ທ່ານຕ້ອງການຮັກສາບັນທຶກວ່າຈໍານວນເງິນຂອງພະນັກງານແຕ່ລະຄົນໄດ້ຮັບຄ່າຈ້າງ, ແລະວິທີການຈໍານວນຊົ່ວໂມງທີ່ພວກເຂົາເຮັດວຽກສໍາລັບບໍລິສັດຂອງທ່ານ. ເກັບຮັກສາບັນທຶກຂອງທ່ານຢ່າງຫນ້ອຍຫ້າປີຫຼັງຈາກພະນັກງານອອກຈາກ, ບໍ່ວ່າຈະເປັນເຫດຜົນ.
ສໍາລັບພະນັກງານຍົກເວັ້ນ, ແນ່ນອນ, ທ່ານບໍ່ຈໍາເປັນຕ້ອງຮັກສາຂໍ້ມູນທີ່ໃຊ້ເວລາ, ຍ້ອນວ່າຄ່າຈ້າງຂອງພວກເຂົາແມ່ນດຽວກັນບໍ່ວ່າຈໍານວນຊົ່ວໂມງເຮັດວຽກ. ເຖິງຢ່າງໃດກໍ່ຕາມ, ຖ້າທ່ານເຄີຍຖືກຍົກເວັ້ນຜູ້ເປັນພະນັກງານທີ່ຖືກຍົກເວັ້ນໃນເວລາທີ່ເຈົ້າບໍ່ໄດ້ຮັບການຍົກເວັ້ນ, ເວລາເຫຼົ່ານີ້ເຮັດວຽກບັນທຶກສາມາດ ຊີ້ນໍາໃຫ້ທ່ານຈ່າຍຄ່າຈ້າງຊົ່ວຄາວ .
ໃຫ້ແນ່ໃຈວ່າທ່ານປະກອບດ້ວຍວິທີການຄິດໄລ່ຂອງບໍລິສັດ. ຕົວຢ່າງ, ທ່ານຈໍາເປັນຕ້ອງໄດ້ຕິດຕາມກວດກາວ່າມັນແມ່ນເງິນເດືອນ, ເງິນເດືອນເພີ່ມເຕີມຄະນະກໍາມະການ, ເວລາເຮັດວຽກ, ເວລາເຮັດວຽກ, ຫຼືຄ່າຈ້າງຊົ່ວຄາວ.
ທ່ານຈໍາເປັນຕ້ອງເຮັດແນວນີ້ບໍ່ພຽງແຕ່ສໍາລັບຄ່າຈ້າງແລະຄໍາຖາມກ່ຽວກັບພາສີ, ແຕ່ການຕັດສິນໃຈອື່ນໆຈໍານວນຫຼາຍແມ່ນອີງໃສ່ຈໍານວນຊົ່ວໂມງເຮັດວຽກ. ຕົວຢ່າງ, ສິດໄດ້ຮັບສໍາລັບ FMLA ແມ່ນຂຶ້ນກັບຈໍານວນຊົ່ວໂມງເຮັດວຽກໃນປີ. ຖ້າທ່ານມີພະນັກງານຍົກເວັ້ນສ່ວນທີ່ໃຊ້ເວລາ, ທ່ານອາດຈະຕ້ອງພິຈາລະນາທີ່ຕ້ອງການການບັນທຶກເວລາໃນການກໍານົດສິດໄດ້ຮັບເງີນ FMLA. ທ່ານຍັງຈໍາເປັນຕ້ອງສາມາດພິສູດວ່າທ່ານຈ່າຍຄ່າແຮງງານຂອງທ່ານໃນທຸກໆຊົ່ວໂມງທີ່ພວກເຂົາເຮັດວຽກ.
ແບບຟອມ I-9: 3 ປີຫຼັງຈາກທີ່ຈ້າງ, 1 ປີຫຼັງຈາກສິ້ນສຸດ, ບໍ່ວ່າຈະເປັນຫຼັງຈາກນັ້ນ.
ການຮັກສາພະນັກງານ I-9 ແບບຟອມ, ເກັບຮັກສາໄວ້ແຍກຕ່າງຫາກຈາກບັນທຶກການເຮັດວຽກຂອງເຈົ້າ, ສໍາລັບສາມປີຫຼັງຈາກທີ່ເຈົ້າຈ້າງພະນັກງານແລະສໍາລັບຫນຶ່ງປີຫຼັງຈາກການຈ້າງວຽກ, ຫຼັງຈາກໃດກໍ່ຕາມ.
ຂໍ້ມູນປະໂຫຍດສຸຂະພາບ / ບໍານານ: 6 ປີ
ທ່ານຈໍາເປັນຕ້ອງເກັບຮັກສາບັນທຶກຂອງທ່ານກ່ຽວກັບແຜນການຂອງທ່ານສໍາລັບຜົນປະໂຫຍດຂອງທ່ານທັງຫມົດສໍາລັບຕໍາ່ສຸດທີ່ຫົກປີ. ຄະນະກໍາມະການດັ່ງກ່າວໄດ້ກ່າວວ່າຖ້າຫາກວ່າພະນັກງານກ່າວຫາທ່ານ, ບອກວ່າເຂົາຄວນມີເງິນບໍານານທີ່ສູງກວ່າ, ຕົວຢ່າງ, ມັນແມ່ນຄວາມຮັບຜິດຊອບຂອງນາຍຈ້າງທີ່ຈະພິສູດວ່າພວກເຂົາບໍ່ຕ້ອງການຫຼາຍ, ບໍ່ແມ່ນຄວາມຮັບຜິດຊອບຂອງພະນັກງານທີ່ຈະພິສູດວ່າເຂົາເຈົ້າເຮັດແນວໃດ. ຮັກສາທັງຫມົດຂອງລາຍລະອຽດແຜນການລວມເຫຼົ່ານັ້ນ.
ຖ້າທ່ານມີພະນັກງານໃນອະດີດທີ່ມີ ສິດໄດ້ຮັບເງີນ COBRA , ການຂະຫຍາຍຜົນປະໂຫຍດດ້ານສຸຂະພາບຂອງພວກເຂົາ, ທ່ານຄວນເກັບຮັກສາບັນທຶກເຫລົ່ານັ້ນໄວ້ຫົກປີເພື່ອປອດໄພ. ກົດຫມາຍບໍ່ໄດ້ກໍານົດການເກັບຮັກສາ, ແຕ່ເນື່ອງຈາກວ່ານີ້ສາມາດນໍາໃຊ້ພາຍໃຕ້ກົດຫມາຍວ່າດ້ວຍການປະກັນສັງຄົມນິຕິບຸກຄົນໃນການເຂົ້າບໍານານ (ERISA), ກົດຫມາຍນີ້ຮຽກຮ້ອງໃຫ້ເກັບຮັກສາໄວ້ເປັນເວລາ 6 ປີ. ເພື່ອຈະຢູ່ໃນຄວາມປອດໄພ, ຢ່າຖິ້ມບັນທຶກເຫລົ່ານັ້ນອອກ.
FMLA Records: 3 ປີ
ໃນເວລາທີ່ພະນັກງານຮ້ອງຂໍ FMLA , ທ່ານຈໍາເປັນຕ້ອງຮັກສາເສັ້ນທາງເຄິ່ງນັ້ນ, ເຖິງແມ່ນວ່າທ່ານປະຕິເສດທີ່ຈະອອກເດີນທາງ. ໃຫ້ແນ່ໃຈວ່າທ່ານຕິດຕາມການພັກຂອງແຕ່ລະຄົນ - ເມື່ອມັນເລີ່ມຕົ້ນແລະໃຊ້ເວລາເທົ່າໃດ. ຖ້າພະນັກງານມີ FMLA ບໍ່ຕໍ່ເນື່ອງ, ໃຫ້ແນ່ໃຈວ່າທ່ານຕິດຕາມການພັກຜ່ອນທຸກໆວັນແລະ ບັນທຶກເວລາທີ່ ໃຊ້. ວັນທີແລະຈໍານວນຊົ່ວໂມງຄວນໄດ້ຮັບການບັນທຶກໄວ້. ຈືຂໍ້ມູນການ, ການພັກຜ່ອນແບບບໍ່ຈໍາກັດສາມາດໃຊ້ສໍາລັບສອງສາມຊົ່ວໂມງຕໍ່ມື້, ຫຼືສອງສາມມື້ຕໍ່ອາທິດ. ບັນທຶກເອກະສານທັງຫມົດແລະຮັກສາບັນທຶກເຫຼົ່ານັ້ນ.
ຈືຂໍ້ມູນການ, ນີ້ບໍ່ແມ່ນບັນຊີລາຍຊື່ທີ່ສົມບູນແບບແລະນໍາໃຊ້ພຽງແຕ່ກົດລະບຽບຂອງລັດຖະບານ. ທ່ານອາດຈະຕ້ອງມີກົດລະບຽບເກັບຮັກສາໄວ້ອີກຖ້າທ່ານເປັນຜູ້ຮັບເຫມົາລັດຖະບານກາງຫຼືລັດຂອງທ່ານມີມາດຕະຖານທີ່ແຕກຕ່າງກັນ. ໃນເວລາທີ່ສົງໃສ, ບໍ່ຖິ້ມມັນອອກ.
ທ່ານສາມາດເຂົ້າເຖິງຊັບພະຍາກອນເພີ່ມເຕີມກ່ຽວກັບການບັນທຶກຂໍ້ມູນແລະການລາຍງານທີ່ຈໍາເປັນໃນສັງຄົມການຄຸ້ມຄອງຊັບພະຍາກອນມະນຸດ (SHRM).
ການປະຕິເສດ: ກະລຸນາສັງເກດວ່າຂໍ້ມູນທີ່ສະຫນອງໃນຂະນະທີ່ມີອໍານາດ, ບໍ່ມີການຮັບປະກັນສໍາລັບຄວາມຖືກຕ້ອງແລະກົດຫມາຍ. ເວັບໄຊດັ່ງກ່າວໄດ້ຖືກອ່ານໂດຍຜູ້ຊົມທົ່ວໂລກແລະ ກົດຫມາຍການຈ້າງງານ ແລະລະບຽບການຕ່າງໆແຕກຕ່າງກັນຈາກລັດໄປຫາລັດແລະປະເທດຊາດ. ກະລຸນາຊອກຫາການຊ່ວຍເຫຼືອທາງດ້ານກົດຫມາຍຫຼືການຊ່ວຍເຫຼືອຈາກລັດຖະບານລັດ, ລັດຖະບານກາງຫຼືສາກົນ, ເພື່ອໃຫ້ແນ່ໃຈວ່າການຕີຄວາມແລະການຕັດສິນທາງດ້ານກົດຫມາຍຂອງທ່ານແມ່ນຖືກຕ້ອງສໍາລັບສະຖານທີ່ຂອງທ່ານ. ຂໍ້ມູນນີ້ແມ່ນສໍາລັບຄໍາແນະນໍາ, ແນວຄວາມຄິດ, ແລະການຊ່ວຍເຫຼືອ.