ໄຟລ໌ຂໍ້ມູນທົ່ວໄປແລະນະໂຍບາຍໄຟລ໌ຕົວຢ່າງ

ນີ້ແມ່ນສິ່ງທີ່ທ່ານຈໍາເປັນຕ້ອງຮູ້ກ່ຽວກັບເນື້ອຫາຂອງໄຟລ໌ຂອງບຸກຄົນ

ເອກະສານພະນັກງານແມ່ນ ເອກະສານທີ່ ບັນທຶກໄວ້ຂອງນາຍຈ້າງ ຂອງປະວັດສາດແລະສະຖານະພາບ ຂອງ ການພົວພັນການຈ້າງງານ ທັງຫມົດກັບພະນັກງານແຕ່ລະຄົນ. ນາຍຈ້າງຮັກສາເອກະສານການຈ້າງງານນີ້ໃນເອກະສານພະນັກງານສໍາລັບສາມເຫດຜົນ.

• ນາຍຈ້າງຕ້ອງການໃຫ້ມີຂໍ້ມູນທີ່ຖືກຕ້ອງແລະມີປະໂຫຍດໃນເວລາທີ່ທ່ານຕ້ອງການເຂົ້າເຖິງຂໍ້ມູນສໍາລັບເຫດຜົນໃດກໍ່ຕາມ. ການປ່ຽນແປງການຕິດຕໍ່ສຸກເສີນ, ທີ່ຢູ່ຂອງພະນັກງານ, ການຕິດຕາມການ ປະເມີນຜົນການປະຕິບັດ , ຈົດຫມາຍວິໄນ , ການຮັບຮູ້ຂອງພະນັກງານ ແລະ ອຸປະກອນການນໍາໃຊ້ວຽກ ແມ່ນຕົວຢ່າງຂອງປະເພດຂອງຂໍ້ມູນທີ່ນາຍຈ້າງຕ້ອງການທີ່ຈະສາມາດເຂົ້າເຖິງໄດ້ຢ່າງໄວວາ.

• ນາຍຈ້າງຈໍາເປັນຕ້ອງເກັບຮັກສາເອກະສານກ່ຽວກັບບັນຫາພະນັກງານເຊັ່ນການຄັດເລືອກພະນັກງານ, ປະຕິບັດງານ, ປະຫວັດການເຮັດວຽກ, ເຫດຜົນດ້ານການຊົດເຊີຍແລະ ການ ນໍາໃຊ້ ໂປຼແກຼມ ພາຍໃນເພື່ອບໍ່ໃຫ້ມີຊື່.
  
  ການຮຽກຮ້ອງ EEOC , ການປະທ້ວງຫຼືຄວາມຕ້ອງການທີ່ຈະໃຫ້ເຫດຜົນກ່ຽວກັບການຂາດການ ຍົກຍ້າຍ ຫຼື ການສົ່ງເສີມ ໃຫ້ພະນັກງານຕ້ອງການໃຫ້ນາຍຈ້າງໄດ້ເກັບກໍາແລະເກັບຮັກສາເອກະສານນີ້ຂອງພະນັກງານ.
• ບາງບັນທຶກພະນັກງານແມ່ນຕ້ອງການໂດຍລັດຖະບານກາງຫຼືລັດເພື່ອໃຫ້ນາຍຈ້າງຮັກສາ. ການຈັດຕັ້ງຂໍ້ມູນຂ່າວສານຂອງພະນັກງານໃນເອກະສານພະນັກງານເຮັດໃຫ້ມີຄວາມຮູ້ສຶກສໍາລັບການເຂົ້າເຖິງແລະການປະຕິບັດຕາມກົດຫມາຍແລະຄວາມພ້ອມ.

ປະເພດຂອງໄຟລ໌ເຈົ້າຫນ້າທີ່

ນາຍຈ້າງໂດຍປົກກະຕິຮັກສາຫຼາຍປະເພດຂອງໄຟລ໌ບຸກຄົນ, ສໍາລັບການນໍາໃຊ້ທຸລະກິດ, ສໍາລັບຄວາມລັບຂອງລູກຄ້າ, ສໍາລັບຄວາມເປັນສ່ວນຕົວດ້ານການແພດແລະສໍາລັບການປະຕິບັດຕາມກົດຫມາຍ. ຂ້າພະເຈົ້າບໍ່ຮູ້ກ່ຽວກັບກົດຫມາຍໃດໆທີ່ບອກຈໍານວນໄຟລ໌ທີ່ນາຍຈ້າງຈໍາເປັນຕ້ອງເກັບໄວ້.

ເຖິງຢ່າງໃດກໍ່ຕາມ, ມີກົດຫມາຍຈໍານວນຫຼາຍ, ແລະມີການປະຕິບັດທີ່ດີທີ່ສຸດສໍາລັບການປົກປ້ອງຄວາມລັບຂອງພະນັກງານ, ທີ່ຄຸ້ມຄອງເນື້ອໃນຂອງໄຟລ໌ພະນັກງານແລະຜູ້ທີ່ມີການເຂົ້າເຖິງຂໍ້ມູນນັ້ນ.

ເຫຼົ່ານີ້ແມ່ນໄຟລ໌ພະນັກງານທີ່ນາຍຈ້າງສ່ວນໃຫຍ່ໃນສະຫະລັດຮັກສາ. (ກົດຫມາຍແລະການປະຕິບັດໃນທົ່ວໂລກອາດຈະແຕກຕ່າງກັນ)

• ໄຟລ໌ພະນັກງານ : ນີ້ແມ່ນເອກະສານພະນັກງານຕົ້ນຕໍທີ່ປະກອບມີປະຫວັດການພົວພັນການຈ້າງງານ.
• File Payroll : ທ່ານຕ້ອງການຮັກສາເອກະສານແຍກຕ່າງຫາກສໍາລັບບັນຫາເງິນເດືອນທັງຫມົດກ່ຽວກັບເງິນເດືອນແລະຜົນປະໂຫຍດ.

• ເອກະສານທາງການແພດພະນັກງານ : ກົດຫມາຍວ່າດ້ວຍການປະກັນໄພສຸຂະພາບແລະຄວາມຮັບຜິດຊອບຂອງລັດຖະບານກາງຂອງປີ 1996 (HIPAA) ຮຽກຮ້ອງໃຫ້ນາຍຈ້າງປົກປ້ອງຂໍ້ມູນດ້ານການປິ່ນປົວຂອງພະນັກງານເປັນຄວາມລັບ.
• ແບບຟອມພະນັກງານ I-9 : ທ່ານຈໍາເປັນຕ້ອງຮັກສາເອກະສານແຍກຕ່າງຫາກສໍາລັບພະນັກງານທຸກຄົນ (ບໍ່ແມ່ນພະນັກງານ) ແບບຟອມ I-9 ນັບຕັ້ງແຕ່ທ່ານບໍ່ຕ້ອງການພະນັກງານຂອງລັດຖະບານ, ຜູ້ທີ່ມີອໍານາດກວດເບິ່ງແບບຟອມເຫຼົ່ານີ້ພາຍໃຕ້ສະຖານະການຕ່າງໆ, ໄຟລ໌ເຈົ້າຫນ້າທີ່ພະນັກງານຫລັກ, ລະມັດລະວັງ.

ພະນັກງານເຂົ້າເຖິງໄຟລ໌ເຈົ້າຫນ້າທີ່

ພະນັກງານໄດ້ຖືກ ອະນຸຍາດໃຫ້ເຂົ້າເຖິງເອກະສານພະນັກງານຂອງເຂົາເຈົ້າ ພາຍໃຕ້ການຊີ້ນໍາແລະການຊີ້ນໍາຂອງພະນັກງານຊັບພະຍາກອນມະນຸດ. ເອກະສານພະນັກງານພະນັກງານຖືກຖືວ່າເປັນຊັບສົມບັດຂອງນາຍຈ້າງທີ່ມີຄວາມຮັບຜິດຊອບໃນການຮັກສາແລະປົກປ້ອງເຂົາເຈົ້າ.

ນະໂຍບາຍໄຟລ໌ຕົວຢ່າງຕົວຢ່າງ

ນະໂຍບາຍໄຟລ໌ຕົວຢ່າງຕົວຢ່າງສໍາລັບການນໍາໃຊ້ໃນບໍລິສັດຂອງທ່ານຕໍ່ໄປນີ້ແມ່ນ. ມັນສົນທະນາໄຟລ໌ຕ່າງໆທີ່ແນະນໍາແລະຜູ້ທີ່ຄວນເຂົ້າເຖິງແຕ່ລະໄຟລ໌.

ນະໂຍບາຍຕົວຢ່າງ

ບໍລິສັດໄດ້ຮັກສາເອກະສານພະນັກງານສາມຄົນໃຫ້ແກ່ພະນັກງານແຕ່ລະຄົນ.

ໄຟລ໌ພະນັກງານ ແມ່ນຮັກສາໄວ້ສໍາລັບແຕ່ລະພະນັກງານຂອງ (ຊື່ບໍລິສັດຂອງທ່ານ). ເອກະສານເຫຼົ່ານີ້ມີເອກະສານທີ່ເປັນຄວາມລັບແລະຖືກຄຸ້ມຄອງແລະຮັກສາໄວ້ໂດຍພະນັກງານຊັບພະຍາກອນມະນຸດ.

ການເຂົ້າເຖິງເອກະສານນີ້ແມ່ນຈໍາກັດຕໍ່ພະນັກງານ HR ແລະຄິດວ່າຜູ້ຈັດການຂອງພະນັກງານແຕ່ລະຄົນຈະຮັກສາເອກະສານຂອງຕົນເອງທີ່ມີເອກະສານທີ່ກ່ຽວຂ້ອງກັບການປະຕິບັດວຽກຂອງພະນັກງານ.

ເອກະສານປົກກະຕິໃນເອກະສານຂອງພະນັກງານປະກອບມີໃບຄໍາຮ້ອງວຽກເຮັດງານທໍາ, ແບບຟອມຕິດຕໍ່ພົວພັນສຸກເສີນສໍາລັບຄອບຄົວ, ປະຫວັດສາດການປະຕິບັດລະບຽບວິໄນ, ຊີວະປະຫວັດ, ປື້ມຄູ່ມືພະນັກງານແລະນາຍຈ້າງຢູ່.

ບໍ່ແມ່ນໄຟລ໌ພະນັກງານທັງຫມົດທີ່ບັນຈຸເອກະສານດຽວກັນແຕ່ວ່າເອກະສານບຸກຄະລາກອນແຕ່ລະຄົນມີບາງເອກະສານທີ່ດຽວກັນ.

ໄຟລ໌ຈ່າຍເງິນ ແມ່ນຍັງຮັກສາໄວ້; ບັນຊີ payroll ປະກອບມີປະຫວັດຂອງວຽກງານຂອງພະນັກງານ, ພະແນກການ, ການປ່ຽນແປງການຊົດເຊີຍ, ແລະອື່ນໆ. ການເຂົ້າເຖິງເອກະສານສະຫວັດດີການແມ່ນຈໍາກັດຕໍ່ພະນັກງານບັນຊີແລະພະນັກງານທີ່ເຫມາະສົມ.

ເອກະສານທາງການແພດຂອງພະນັກງານ ຍັງຖືກຮັກສາໄວ້. ເນື້ອໃນຂອງເອກະສານທາງການແພດແມ່ນບໍ່ມີໃຫ້ແກ່ຄົນອື່ນ, ຍົກເວັ້ນພະນັກງານຜູ້ທີ່ກໍານົດຊັບພະຍາກອນມະນຸດແລະພະນັກງານທີ່ບັນທຶກໄວ້ໃນໄຟລ໌. ຢູ່ຊື່ບໍລິສັດຂອງທ່ານ), ໄຟລ໌ທາງການແພດໄດ້ຮັບລະດັບສູງສຸດຂອງການເກັບຮັກສາທີ່ປອດໄພແລະຄວາມລັບ.

ພະນັກງານສາມາດເບິ່ງເອກະສານພະນັກງານຂອງຕົນໂດຍຕິດຕໍ່ກັບ ພະນັກງານຊັບພະຍາກອນມະນຸດ ໃນລະຫວ່າງເວລາເຮັດວຽກປົກກະຕິ. ບໍ່ມີພະນັກງານໃດສາມາດປ່ຽນແປງຫລືເອົາເອກະສານໃດໆຈາກເອກະສານຂອງພະນັກງານຂອງລາວທີ່ຕ້ອງໄດ້ເບິ່ງຢູ່ໃນບຸກຄົນທີ່ມີພະນັກງານ HR.

ຍັງໄດ້ຖືກເອີ້ນວ່າເປັນ ເອກະສານພະນັກງານ, ບັນທຶກພະນັກງານ, ໄຟລ໌ຊັບພະຍາກອນມະນຸດ, ເອກະສານ

ຂໍ້ຍົກເວັ້ນ - ກະລຸນາຫມາຍເຫດ:

Susan Heathfield ເຮັດໃຫ້ທຸກຄວາມພະຍາຍາມທີ່ຈະໃຫ້ຄໍາແນະນໍາກ່ຽວກັບການຄຸ້ມຄອງຊັບພະຍາກອນມະນຸດ, ນາຍຈ້າງແລະບ່ອນເຮັດວຽກທີ່ຖືກຕ້ອງຕາມກົດຫມາຍ, ທັງຢູ່ໃນເວັບໄຊທ໌ນີ້ແລະເຊື່ອມໂຍງກັບເວັບໄຊທ໌ນີ້ແຕ່ນາງບໍ່ໄດ້ເປັນທະນາຍຄວາມແລະເນື້ອຫາຢູ່ໃນເວັບໄຊທ໌, ບໍ່ມີຄວາມຮັບຜິດຊອບສໍາລັບຄວາມຖືກຕ້ອງແລະຄວາມຖືກຕ້ອງຕາມກົດຫມາຍ, ແລະບໍ່ໄດ້ຖືກຮັບຄໍາແນະນໍາທາງດ້ານກົດຫມາຍ.

ເວັບໄຊທ໌ມີຜູ້ຊົມທົ່ວໂລກແລະກົດຫມາຍການຈ້າງງານແລະກົດລະບຽບຕ່າງໆທີ່ແຕກຕ່າງກັນຈາກລັດໄປຫາປະເທດແລະປະເທດ, ດັ່ງນັ້ນເວັບໄຊທ໌ນີ້ບໍ່ສາມາດຍືນຍັນໄດ້ໃນທຸກໆບ່ອນໃນບ່ອນເຮັດວຽກຂອງທ່ານ. ໃນເວລາທີ່ສົງໃສ, ສະເຫມີໄປຊອກຫາຄໍາແນະນໍາທາງດ້ານກົດຫມາຍຫຼືການຊ່ວຍເຫຼືອຈາກຊັບພະຍາກອນລັດຂອງລັດ, ລັດຖະບານກາງຫຼືສາກົນ, ເພື່ອໃຫ້ແນ່ໃຈວ່າການຕີຄວາມແລະການຕັດສິນທາງດ້ານກົດຫມາຍຂອງທ່ານແມ່ນຖືກຕ້ອງ. ຂໍ້ມູນໃນເວັບໄຊທ໌ນີ້ແມ່ນສໍາລັບຄໍາແນະນໍາ, ຄວາມຄິດແລະການຊ່ວຍເຫຼືອເທົ່ານັ້ນ.