ສິ່ງທີ່ຄວນ (ແລະບໍ່ຄວນ) ທີ່ທ່ານວາງໄວ້ໃນເອກະສານພະນັກງານ
ໃນບາງຄົນ, ການເຂົ້າເຖິງແມ່ນຈໍາກັດຕໍ່ພະນັກງານ HR ແລະພະນັກງານສາມາດ ຮ້ອງຂໍເຂົ້າເຖິງ ບັນທຶກຂອງເຂົາເຈົ້າ. ທະນາຍຄວາມສາມາດ subpoena ເນື້ອໃນຂອງການບັນທຶກການພະນັກງານສໍາລັບການຮ້ອງຟ້ອງແລະ ການ ຮ້ອງທຸກ ຄະນະກໍາມະການໂອກາດການວຽກງານທີ່ມີຄວາມສະເຫມີພາບ (EEOC) .
ພະນັກງານໃນອະດີດກໍ່ສາມາດຮ້ອງຂໍສໍາເນົາບັນທຶກການພະນັກງານລາວ.
ມີການນໍາໃຊ້ທ່າແຮງເຫຼົ່ານີ້ທັງຫມົດແລະຜູ້ຊົມທີ່ມີສັກຍະພາບຂອງບັນດາບຸຄະລາກອນຂອງທ່ານ, ນາຍຈ້າງຕ້ອງໄດ້ດູແລຮັກສາ ເອກະສານ ທີ່ບໍ່ຖືກຕ້ອງ, ຄວາມເປັນຈິງ ຂອງປະວັດການຈ້າງງານຂອງພະນັກງານໃນບັນທຶກຄົນງານຂອງທ່ານ. ດັ່ງນັ້ນ, ນໍາໃຊ້ຄໍາແນະນໍາທົ່ວໄປເຫຼົ່ານີ້ກ່ຽວກັບເອກະສານທີ່ທ່ານເກັບຮັກສາຢູ່ໃນບັນທຶກພະນັກງານອົງການຂອງທ່ານ.
ຄໍາແນະນໍາທົ່ວໄປສໍາລັບເນື້ອໃນຂອງເອກະສານພະນັກງານຂອງພະນັກງານ
- ຂໍ້ມູນກ່ຽວກັບບັນທຶກພະນັກງານຕ້ອງເປັນຄວາມຈິງ. ພະນັກງານຜູ້ບໍລິຫານຫຼືພະນັກງານຊັບພະຍາກອນມະນຸດ; ບັນທຶກຫຍໍ້; ຂໍ້ເທັດຈິງ ຂ່າວລືທີ່ບໍ່ມີເຫດຜົນ; ຄໍາຖາມ, ບົດລາຍງານ, ຫຼືການກ່າວຫາຂອງ tattletale ຈາກພະນັກງານອື່ນໆທີ່ບໍ່ໄດ້ຖືກຄົ້ນພົບ; ການກ່າວຫາບໍ່ໄດ້ສືບຕໍ່, ສືບສວນ, ແລະສະຫຼຸບ; ແລະຂໍ້ມູນຂ່າວສານທີ່ບໍ່ແມ່ນຄວາມຈິງ, ຄໍາຄິດຄໍາເຫັນ, ຫຼືຂໍ້ຄວາມອື່ນໆຄວນຖືກຍົກເວັ້ນຈາກເອກະສານພະນັກງານຂອງພະນັກງານ.
ຫນຶ່ງໃນຕົວຢ່າງທີ່ຮ້າຍແຮງທີ່ສຸດຂອງຄໍາຄິດຄໍາເຫັນທີ່ຜູ້ຈັດການຊັບພະຍາກອນທໍາມະຊາດທີ່ພົບເຫັນຢູ່ໃນບັນທຶກຄົນງານ, ກ່ຽວຂ້ອງກັບການສໍາພາດຂອງຜູ້ຈັດການຈ້າງ. ຫນຶ່ງໄດ້ກ່າວວ່າ: "ມັນອາດຈະເປັນໄຂມັນເກີນໄປທີ່ຈະລຸກຂຶ້ນແລະລົງຕາມຂັ້ນຕອນທີ່ຈໍາເປັນ." ຈິນຕະນາການວ່າພະນັກງານ, ທະນາຍຄວາມ, ແລະພະນັກງານແລະເຈົ້າຫນ້າທີ່ໃນອະນາຄົດອ່ານຄວາມເຫັນດັ່ງກ່າວ.
ໃນບໍລິສັດອື່ນ, ຜູ້ຈັດການໄດ້ພົບເຫັນບັນທຶກທີ່ບໍ່ມີຄວາມຫມາຍທີ່ຜູ້ຈັດການແລະຜູ້ອື່ນໄດ້ເອົາໄວ້ໃນໄຟລ໌ຂອງພະນັກງານເຊັ່ນ, "ນາງໃຈຮ້າຍຍ້ອນນາງບໍ່ໄດ້ຮັບການຍົກສູງ. ເບິ່ງບັນຫາ?
- ບັນທຶກຂໍ້ມູນສ່ວນບຸກຄົນຕ້ອງໄດ້ຮັບການມອບຫມາຍຢ່າງເຫມາະສົມກັບສະຖານທີ່ທີ່ເຫມາະສົມຂອງພວກເຂົາ. ກໍານົດຫຼັກການສໍາລັບບັນທຶກພະນັກງານບໍລິສັດຂອງທ່ານໂດຍອີງຕາມ ກົດຫມາຍ ຂອງລັດແລະ ລັດຖະບານກາງ , ກົດຫມາຍວ່າດ້ວຍການຈ້າງງານເຊັ່ນ: ກົດຫມາຍວ່າດ້ວຍການ ປະກັນໄພສຸຂະພາບແລະຄວາມຮັບຜິດຊອບຂອງ 1996 (HIPAA) ແລະການປະຕິບັດທີ່ດີທີ່ສຸດຂອງນາຍຈ້າງ.
ຫຼັງຈາກນັ້ນ, ຕິດກັບໂປໂຕຄອນ. ທ່ານບໍ່ຕ້ອງການຊອກຫາຄໍາແກ້ຕົວຂອງທ່ານຫມໍທີ່ຖືກຈັບຢູ່ໃນເອກະສານຂອງພະນັກງານໃນເວລາທີ່ພວກເຂົາຢູ່ໃນເອກະສານທາງການແພດ. ນອກນັ້ນ, ທ່ານຕ້ອງການເຫດຜົນແລະເຫດຜົນສໍາລັບການ ສົ່ງເສີມ ຂອງພະນັກງານໃນໄຟລ໌ຈ່າຍເງິນ.
ທ່ານຍັງບໍ່ຕ້ອງການບັນທຶກການຕັດສິນໃຈຈ້າງທີ່ ກ່ຽວຂ້ອງກັບການກວດສອບພື້ນຫລັງ ຫຼືບັນທຶກຈາກການປຶກສາຫາລືກັບນາຍຈ້າງໃນອະດີດໃນເອກະສານພະນັກງານ.
- ຜູ້ເບິ່ງແຍງ, ຜູ້ຈັດການແລະພະນັກງານອື່ນໆທີ່ເອົາເອກະສານໃນການບັນທຶກພະນັກງານຕ້ອງໄດ້ຮັບການຝຶກອົບຮົມເພື່ອຂຽນເອກະສານທີ່ເຫມາະສົມ. ສະແດງຄວາມຄິດເຫັນຕໍ່ ພະນັກງານ ວ່າພະນັກງານແມ່ນຄົນທີ່ ຕາຍ ແລ້ວສົມບູນຈະບໍ່ໄດ້ຮັບລາງວັນນັກກິລາຂອງທ່ານ, ແຕ່ວ່າຜູ້ຄຸມງານທີ່ບໍ່ໄດ້ຮັບການຝຶກອົບຮົມໄດ້ຮູ້ຈັກຂຽນບົດລາຍງານທີ່ຄ້າຍຄືກັນ.
ດີກວ່າແຕ່ຈໍາກັດການເຂົ້າເຖິງໄຟລ໌ກັບພະນັກງານ HR ຂອງທ່ານຜູ້ທີ່ຮັບຜິດຊອບສໍາລັບການບັນທຶກແລະຮູ້ວ່າສິ່ງທີ່ຄວນແລະບໍ່ຄວນຈະຖືກຈັດໃສ່ໃນໄຟລ໌ພະນັກງານ. - ການດຸ່ນດ່ຽງຂໍ້ມູນທີ່ທ່ານເອົາໄວ້ໃນບັນທຶກພະນັກງານເພື່ອປະກອບມີທັງດ້ານບວກແລະລົບ ຂອງປະວັດການຈ້າງງານຂອງພະນັກງານ. ເລື້ອຍໆ, ບັນທຶກລາຍການຂອງບຸຄະລາກອນເນັ້ນຫນັກໃສ່ທຸກໆເຫດຜົນທາງລົບແລະຫລີກລ້ຽງບັນດາອົງປະກອບໃນທາງບວກ.
- ຮັບຮູ້ຄວາມແຕກຕ່າງລະຫວ່າງບັນທຶກສ່ວນຕົວຂອງຫົວຫນ້າພະນັກງານກ່ຽວກັບພະນັກງານລາຍງານຂອງລາວແລະບັນທຶກລາຍຊື່ເຈົ້າຫນ້າທີ່ຂອງບໍລິສັດຢ່າງເປັນທາງການ. ບັນດາຜູ້ຕາງຫນ້າຂອງຜູ້ຊີ້ນໍາທີ່ໄດ້ຖືກນໍາໃຊ້ເພື່ອ ປັບປຸງປະສິດທິພາບ , ການຕິດຕາມໂຄງການແລະການສໍາເລັດເປົ້າຫມາຍ, ແລະການກໍານົດ ແຜນການພັດທະນາຜົນປະໂຫຍດ ຢ່າງຖືກຕ້ອງເຊັ່ນ:
ຮັບຮູ້ເຖິງຄວາມຈໍາເປັນໃນການຝຶກອົບຮົມຜູ້ຄຸມງານໃນການບັນທຶກແລະ ຮັກສາເອກະສານ ໃນໄຟລ໌ການຄຸ້ມຄອງຂອງເຂົາເຈົ້າ. ເງື່ອນໄຂດຽວກັນກັບຂໍ້ເທັດຈິງບໍ່ແມ່ນຄວາມຄິດເຫັນແລະຕົວຢ່າງສະເພາະ, ບໍ່ໄດ້ຍິນ, ນໍາໃຊ້ກັບຂໍ້ຄວາມສ່ວນຕົວ.
ບັນດາຜູ້ຕາງຫນ້າຂອງເຈົ້າຫນ້າທີ່ເກັບກໍາຂໍ້ມູນບັນທຶກທີ່ມີຢູ່ໃນເອກະສານເຈົ້າຫນ້າທີ່ຢ່າງເປັນທາງການໃນເອກະສານການຄຸ້ມຄອງຂອງເຂົາເຈົ້າບໍ່ໄດ້ແນະນໍາໃຫ້ປະຕິບັດຕາມຄໍາແນະນໍາຂອງຜູ້ຄຸມງານ.
- ການຈ້າງງານເອກະສານແລະເອກະສານການສໍາພາດໄດ້ສະແດງເຖິງຄວາມຫຍຸ້ງຍາກ. ການປະຕິບັດທີ່ດີທີ່ສຸດແມ່ນການຮັກສາເອກະສານແຍກຕ່າງຫາກສໍາລັບແຕ່ລະຕໍາແຫນ່ງທີ່ທ່ານຕ້ອງການເຊິ່ງລວມມີເອກະສານທັງຫມົດທີ່ກ່ຽວຂ້ອງກັບການຕື່ມຕໍາແຫນ່ງນັ້ນຈາກວຽກທີ່ຖືກສົ່ງໄປຫາການກວດສອບ. ໃບສະຫມັກ, ໃບຄໍາຮ້ອງແລະໃບຄໍາຮ້ອງຂອງຜູ້ສະຫມັກແມ່ນຢູ່ໃນເອກະສານນີ້, ເວັ້ນເສຍແຕ່ວ່າທ່ານຄວນຍ້າຍຄໍາຮ້ອງສະຫມັກຂອງພະນັກງານຈ້າງໃຫ້ໄປຫາເອກະສານພະນັກງານຂອງພະນັກງານ.
ໄຟລ໌ນີ້ມີລາຍຊື່ກວດກາແລະຮູບແບບທີ່ພະຍາຍາມສໍາລັບການເປັນຕົວແທນທີ່ບໍ່ສະເຫມີພາບຂອງຄຸນສົມບັດທີ່ມີທ່າແຮງຂອງສະມາຊິກແລະສະຫນັບສະຫນູນການຕັດສິນໃຈຂອງທ່ານໃນການຈ້າງຜູ້ສະຫມັກທີ່ມີຄຸນວຸດທິທີ່ສຸດ. ຄວາມຄິດເຫັນ ຂອງຜູ້ຈັດການຈ້າງ ແລະບັນທຶກທີ່ໄດ້ຮັບໃນໄລຍະການ ຈ້າງງານ ບໍ່ແມ່ນຢູ່ໃນໄຟລ໌ນີ້. ຊັບພະຍາກອນມະນຸດອາດຈະເກັບກໍາບັນທຶກເຫຼົ່ານີ້ເພື່ອຮັກສາເອກະສານຄົບຖ້ວນໃນການຕັດສິນໃຈໃນການຈ້າງງານ, ແຕ່ພວກເຂົາບໍ່ແມ່ນຢູ່ໃນບັນທຶກການພະນັກງານ.
- ບັນດາເອກະສານກ່ຽວກັບການຕັດສິນໃຈໃນການເຮັດວຽກ ເຊັ່ນ: ການສົ່ງເສີມ , ການໂອນໄປສູ່ໂອກາດທາງດ້ານຂ້າງ ແລະການ ເພີ່ມເງິນເດືອນ ແມ່ນຂຶ້ນຢູ່ກັບບັນທຶກພະນັກງານ. ຄວາມຄິດເຫັນຂອງຜູ້ຄຸມງານຫຼືຄວາມຄິດຂອງ HR ກ່ຽວກັບພະນັກງານບໍ່. ເອກະສານປະຕິບັດຕາມລະບຽບວິໄນ ຕາມກົດຫມາຍເຊັ່ນການເຕືອນໄພລາຍລັກອັກສອນ ກໍ່ແມ່ນຢູ່ໃນເອກະສານພະນັກງານຂອງພະນັກງານ.
ຕົວຢ່າງຂອງເອກະສານທີ່ບໍ່ຄວນຈະຢູ່ໃນບັນທຶກຄົນ
ຂໍ້ມູນດັ່ງຕໍ່ໄປນີ້ບໍ່ຄວນຈະຢູ່ໃນບັນທຶກຂອງພະນັກງານ. ເອກະສານຕ່າງໆອາດຮຽກຮ້ອງໃຫ້ມີເອກະສານແຍກຕ່າງຫາກ, ອາດຈະຖືກຈັດປະເພດເປັນເອກະສານການເບິ່ງແຍງຫຼືການຄຸ້ມຄອງ, ຫຼືບໍ່ຄວນເກັບຮັກສາໄວ້ໂດຍນາຍຈ້າງ.
- ຂໍ້ມູນທາງການແພດ ແມ່ນຢູ່ໃນ ເອກະສານທາງການແພດ .
- ຂໍ້ມູນເງິນເດືອນ ແມ່ນຢູ່ໃນ ໄຟລ໌ຈ່າຍເງິນ .
- ເອກະສານທີ່ປະກອບມີເລກລະຫັດປະກັນສັງຄົມຂອງພະນັກງານຫຼືຂໍ້ມູນກ່ຽວກັບການຈໍາແນກຂອງພະນັກງານ ເຊັ່ນ: ອາຍຸ, ເຊື້ອຊາດ, ເພດ, ຕົ້ນກໍາເນີດແຫ່ງຊາດ, ຄວາມພິການ, ສະຖານະການແຕ່ງງານ, ຄວາມເຊື່ອທາງສາດສະຫນາແລະອື່ນໆ.
- ເອກະສານ ການຄຸ້ມຄອງສໍາລັບຈຸດປະສົງຂອງການຄຸ້ມຄອງການເຮັດວຽກຂອງພະນັກງານ, ເປົ້າຫມາຍການກໍານົດ, ການສະຫນອງຄໍາຄິດຄໍາເຫັນແລະອື່ນໆຄວນຖືກຍື່ນໃນໂຟນເດີສ່ວນຕົວ, ຜູ້ເບິ່ງແຍງຫຼືຜູ້ຄຸ້ມຄອງ.
- ອຸປະກອນການສືບສວນ ລວມທັງຄໍາຮ້ອງທຸກຂອງພະນັກງານ, ການສໍາພາດຂອງພະຍານ, ການສໍາພາດຂອງພະນັກງານ, ຜົນໄດ້ຮັບ, ຄໍາແນະນໍາຂອງທະນາຍຄວາມແລະການແກ້ໄຂ, ລວມທັງການຕິດຕາມເພື່ອຮັບປະກັນການ ແກ້ແຄ້ນ , ຄວນຢູ່ໃນເອກະສານການສືບສວນທີ່ແຍກອອກຈາກບັນທຶກຄົນ.
- ຍື່ນ ແບບຟອມພະນັກງານ I-9 ໃນ ເອກະສານ I-9 ຫຼືສະຖານທີ່ , ຫ່າງຈາກບັນທຶກພະນັກງານຂອງພະນັກງານ.
- ກວດສອບພື້ນຫລັງ ລວມທັງປະຫວັດສາດຄະດີອາຍາ, ບົດລາຍງານການປ່ອຍສິນເຊື່ອ, ແລະອື່ນໆ, ແລະຜົນຂອງການທົດລອງຢາໃນເອກະສານແຍກຕ່າງຫາກ ທີ່ຜູ້ຄຸມງານ, ຜູ້ຈັດການແລະພະນັກງານບໍ່ສາມາດເຂົ້າເຖິງ. SHRM ແນະນໍາໃຫ້ ເອກະສານແຍກຕ່າງຫາກນີ້ຫຼືແນະນໍາວ່າຂໍ້ມູນນີ້ອາດຈະຖືກຍື່ນໃນເອກະສານທາງການແພດຂອງພະນັກງານ.
- ບັນທຶກຂໍ້ມູນ ໂອກາດເທົ່າທຽມກັນຂອງພະນັກງານ ເຊັ່ນແບບຟອມທີ່ຕົນເອງກໍານົດແລະບົດລາຍງານຂອງລັດຖະບານບໍ່ຄວນເກັບຢູ່ໃນເອກະສານພະນັກງານຫຼືບ່ອນໃດກໍຕາມຜູ້ເບິ່ງແຍງໄດ້ເຂົ້າເຖິງ.
ຖ້າທ່ານປະຕິບັດຕາມຄໍາແນະນໍາເຫຼົ່ານີ້, ອົງການຈັດຕັ້ງຂອງທ່ານຈະເກັບຮັກສາປະຫວັດສາດການຈ້າງວຽກທີ່ມີຄວາມຈິງ, ປະສົບການດ້ານວຽກງານແລະບັນທຶກພະນັກງານໃນສະຖານທີ່ທີ່ເຫມາະສົມ.
ການປະຕິເສດ: ກະລຸນາສັງເກດວ່າຂໍ້ມູນທີ່ສະຫນອງໃນຂະນະທີ່ມີອໍານາດ, ບໍ່ມີການຮັບປະກັນສໍາລັບຄວາມຖືກຕ້ອງແລະກົດຫມາຍ. ເວັບໄຊດັ່ງກ່າວໄດ້ຖືກອ່ານໂດຍຜູ້ຊົມທົ່ວໂລກແລະກົດຫມາຍການຈ້າງງານແລະລະບຽບການຕ່າງໆແຕກຕ່າງກັນຈາກລັດໄປຫາລັດແລະປະເທດຊາດ. ກະລຸນາຊອກຫາການຊ່ວຍເຫຼືອທາງດ້ານກົດຫມາຍຫຼືການຊ່ວຍເຫຼືອຈາກລັດຖະບານລັດ, ລັດຖະບານກາງຫຼືສາກົນ, ເພື່ອໃຫ້ແນ່ໃຈວ່າການຕີຄວາມແລະການຕັດສິນທາງດ້ານກົດຫມາຍຂອງທ່ານແມ່ນຖືກຕ້ອງສໍາລັບສະຖານທີ່ຂອງທ່ານ. ຂໍ້ມູນນີ້ແມ່ນສໍາລັບຄໍາແນະນໍາ, ແນວຄວາມຄິດ, ແລະການຊ່ວຍເຫຼືອ.